Statt Personio: welche HR-Software wann besser passt

Die Antwort: wechseln aus einem von fünf Gründen

Personio passt zu wachsenden KMU, die Recruiting, Onboarding und automatisierte Workflows in den Vordergrund stellen. Den Preis konnten wir am Prüftag nicht prüfen, weil die Preisseite mehrfach mit HTTP 429 antwortete. Wer Personio verlässt oder gar nicht erst einführt, hat meist einen von fünf Gründen: Kosten in einem kleinen Team, eine DATEV-Kanzlei, die die Lohnabrechnung macht, Recruiting in großem Umfang, öffentlicher Dienst oder eine Konzernstruktur über viele Länder.

Die passende Lösung je Wechselgrund

Quellen: Factorial Preise, HRworks Preise, rexx systems Preise, P&I Preise, abgerufen am 27.10.2026.

Die Alternativen im Einzelnen

Factorial nennt auf der Startseite digitale Personalakte, Zeiterfassung, Abwesenheiten, Schichtplanung, Recruiting, Onboarding, elektronische Signatur und eine DATEV-Anbindung. Der Einstieg kostet ab 8 € pro User und Monat; Netto oder Brutto, Laufzeit und Mindestnutzerzahl nennt die Preisseite nicht. Für ein Team von 15 Personen sind das ab 1.440 € im Jahr.

HRworks bündelt laut Startseite Zeitwirtschaft, Reisekosten, Personalverwaltung, Personalentwicklung und Payroll und ist DATEV-Partner mit Schnittstellen zu DATEV und ADDISON. Die Preisseite nennt keine Beträge, aber Bedingungen: keine Mindestlaufzeit, mindestens 20 berechnete Nutzer. Unter 20 Beschäftigten zahlen Sie für leere Lizenzen.

rexx systems richtet sich laut Startseite an Organisationen mit 50 bis 50.000 Mitarbeitenden, mit Modulen für Recruiting, Talentmanagement, Personalakte und Zeiterfassung. Preise werden individuell kalkuliert.

P&I LOGA nennt Expertensysteme für Kommunalwesen, Bund und Land, Gesundheit und Soziales und den Einsatz ab 250 Beschäftigten. Wer öffentliche Tarife abrechnet, ist hier richtig.

SAP SuccessFactors gehört in Konzerne, die HR-Prozesse über viele Länder vereinheitlichen. Für den deutschen Mittelstand ist es zu groß; Preise konnten wir nicht prüfen, die Seite antwortete mit HTTP 403.

Wie Sie den Preis vergleichbar machen

Weil nur Factorial und P&I einen Einstiegspreis nennen, entscheidet das Angebot. Verlangen Sie von jedem Anbieter dieselben fünf Angaben schriftlich: Preis pro Person und Monat netto, Mindestabnahme, Laufzeit und Kündigungsfrist, Kosten der Einführung und welche Module im Preis enthalten sind. Rechnen Sie dann über drei Jahre mit Ihrer tatsächlichen Mitarbeiterzahl. Bei HRworks gehört die Untergrenze von 20 berechneten Nutzern in die Rechnung, bei Factorial die Frage, ob Zeiterfassung und Abwesenheiten Zusatzmodule sind.

Was bei jedem Wechsel gleich bleibt

Eine HR-Software verarbeitet Beschäftigtendaten. Nach § 26 BDSG dürfen sie nur verarbeitet werden, soweit das für das Beschäftigungsverhältnis erforderlich ist. Planen Sie beim Wechsel, welche Altdaten Sie übernehmen und welche Sie löschen; ein Export aller Akten aus dem alten System gehört in den Vertrag.

Unsere Wahl

Für kleine Teams, die einen offenen Preis wollen, ist Factorial die beste Alternative zu Personio. Arbeitet Ihre Lohnabrechnung über eine DATEV-Kanzlei und haben Sie mindestens 20 Beschäftigte, nehmen Sie HRworks. Die Einzelvergleiche finden Sie unter Personio vs Factorial, Personio vs HRworks und SAP SuccessFactors vs Personio, die Kosten unter Was kostet HR-Software?.