Was kostet HR-Software? Kosten pro Mitarbeiter 2026

Die Antwort: zwei Preise, fünf Angebote

Von den sieben HR-Anbietern, die wir einordnen, nennen am 27.10.2026 nur zwei überhaupt einen Betrag: Factorial ab 8 € pro User und Monat, P&I LogaHR ab 20 € pro Mitarbeiterin oder Mitarbeiter und Monat zzgl. MwSt. Alle anderen rechnen individuell. Unsere Wahl für kleine Unternehmen ist Factorial, weil der Einstieg offen steht und die Preisseite keine Mindestnutzerzahl nennt.

Quellen: Preisseiten von Factorial, P&I, HRworks, rexx und Haufe, abgerufen am 27.10.2026.

Die Untergrenze über 36 Monate

Mit den beiden Einstiegspreisen lässt sich nur eine Untergrenze rechnen, ohne Zusatzmodule und Einrichtung:

Die Zahlen sind Untergrenzen und nicht direkt vergleichbar: P&I schließt die Entgeltabrechnung ein, Factorial nennt Zeiterfassung und Abwesenheiten als Module. Bei Factorial bleibt außerdem offen, ob die 8 € netto oder brutto sind und welche Module darin enthalten sind.

Was den Preis in Angeboten treibt

• Module. Personalakte ist fast immer Basis; Zeiterfassung, Recruiting, Performance und Lohn kommen einzeln dazu. Fragen Sie jedes Modul mit Preis ab.
• Mindestmengen. HRworks berechnet laut Preisseite mindestens 20 Nutzer. Für ein Team mit zwölf Personen zahlen Sie dort also für 20.
• Einführung. rexx nennt Einstiegspakete mit 32 Beratungs- und acht Schulungsstunden; solche Pakete kosten oft so viel wie ein Jahr Lizenz.
• Lohnabrechnung. Factorial nennt eine DATEV-Anbindung beziehungsweise einen Export für die Lohnabrechnung, die Kanzlei rechnet weiter ab; HRworks führt Payroll als eigenes Modul neben Zeitwirtschaft und Reisekosten; P&I schließt die Entgeltabrechnung im Preis ein. Wer heute über die Kanzlei abrechnet und dabei bleiben will, zahlt bei P&I für etwas, das er nicht nutzt.
• Pflichtfunktionen. Arbeitszeit muss nach dem Bundesarbeitsgericht systematisch erfasst werden, und Arbeitsbedingungen sind nach § 2 NachwG fristgerecht nachzuweisen. Ein Angebot ohne Zeiterfassung oder ohne Dokumentenversand mit Empfangsnachweis ist kein Vollangebot.

So machen Sie Angebote vergleichbar

Schicken Sie jedem Anbieter dieselbe Anfrage: Zahl der Beschäftigten heute und in drei Jahren, gewünschte Module, Lohnabrechnung intern oder Kanzlei, Laufzeit, Einführungsleistung. Lassen Sie sich Preis pro Person und Monat netto, Mindestabnahme, Einrichtung, Kündigungsfrist und Exportformat bei Vertragsende schriftlich geben. Erst dann rechnen Sie die 36 Monate, und zwar mit der Zahl der Beschäftigten, die Sie im dritten Jahr erwarten.

Unsere Wahl nach Größe

• Unter 20 Beschäftigte: Factorial, siehe HR-Software für kleine Unternehmen.
• Ab 20 Beschäftigte mit DATEV-Kanzlei und Reisekosten: Angebot von HRworks.
• Personalabrechnung inklusive, öffentlicher oder Sozialbereich: P&I LogaHR.

Den direkten Vergleich der beiden meistgesuchten Anbieter zeigt Personio vs Factorial; kostenlose Wege stehen unter HR-Software kostenlos, die Auswahl insgesamt unter HR-Software auswählen.