HR-Software für kleine Unternehmen

Unsere Wahl für kleine Unternehmen

Für ein Unternehmen mit fünf bis fünfzig Beschäftigten würden wir mit Factorial beginnen. Laut Preisseite kostet es ab 8 € pro User und Monat, ohne genannte Mindestnutzerzahl (Stand 27. Oktober 2026). Für ein Team von fünfzehn Personen wären das rechnerisch ab 120 € im Monat, aber nur unter Vorbehalt: Eine Mindestabnahme schließt die Preisseite nicht aus, und der genaue Paketumfang steht erst im Angebot. Lassen Sie sich Nutzerzahl, Module und Gesamtpreis schriftlich bestätigen.

Ab etwa zwanzig Beschäftigten, wenn die Lohnabrechnung bei einer DATEV-Kanzlei liegt und Reisekosten dazukommen, wechselt unsere Empfehlung zu HRworks. Darunter zahlt man dort für mindestens zwanzig Nutzer.

Ab wann sich HR-Software lohnt

Mit drei oder vier Beschäftigten lohnt sich HR-Software selten. Eine geordnete digitale Ablage, ein gemeinsamer Urlaubskalender und die Zeiterfassung reichen, solange eine Person den Überblick hat. Die Schwelle liegt dort, wo drei Dinge zusammenkommen: mehrere Führungskräfte genehmigen Urlaub, Arbeitszeiten müssen systematisch erfasst und an die Lohnkanzlei gegeben werden, und neue Mitarbeitende kommen mehrmals im Jahr dazu. Nach unserer Einschätzung ist das in den meisten Betrieben zwischen zehn und fünfzehn Beschäftigten der Fall; ein Betrieb mit vielen Teilzeitkräften oder Schichten erreicht die Schwelle früher, weil mehr Zeiten und Abwesenheiten zu verwalten sind.

Die vier Funktionen, die zählen

Bewerbermanagement, Leistungsbeurteilungen und Talentprogramme sind für ein Team dieser Größe meist überflüssig. Wer sie trotzdem braucht, weil er stark wächst, schaut sich zusätzlich Personio an; die Gründe stehen in unserer Rangliste für HR-Software.

Pflichten, die die Software unterstützen sollte

Das Nachweisgesetz verlangt, dass Arbeitgeber die wesentlichen Arbeitsbedingungen schriftlich oder, nach § 2 NachwG, in Textform mit Empfangsnachweis übergeben: Name, Entgelt und Arbeitszeit spätestens am ersten Arbeitstag, der Rest gestaffelt bis zu einem Monat. Eine HR-Software, die das Dokument erzeugt und den Empfang protokolliert, nimmt kleinen Betrieben einen häufigen Fehler ab. Ausnahme: In Branchen nach § 2a SchwarzArbG, etwa Bau und Gastronomie, bleibt die Schriftform Pflicht.

In Betrieben mit in der Regel mindestens fünf ständigen wahlberechtigten Arbeitnehmern, von denen drei wählbar sind, kann nach § 1 BetrVG ein Betriebsrat gewählt werden. Gibt es einen, muss er der Einführung einer Software zustimmen, die Leistung oder Verhalten überwachen kann. Planen Sie das vor dem Vertrag ein, nicht danach.

Gehalts- und Krankheitsdaten sind die sensibelsten Daten eines kleinen Betriebs. Nach § 26 BDSG und der Datenschutz-Grundverordnung dürfen nur die Personen darauf zugreifen, die sie für ihre Aufgabe brauchen. Prüfen Sie deshalb in der Demo, ob die Führungskraft eines Teams Urlaubsanträge sieht, aber keine Gehälter.

So starten Sie ohne Fehlkauf

Nutzen Sie die Option „Kostenlos starten“, die Factorial auf seiner Website anbietet; Dauer und Bedingungen nennt die Preisseite nicht. Spielen Sie dann einen echten Monat durch: einen Neueintritt mit Nachweis, einen Urlaubsantrag, eine Krankmeldung und den Export an die Lohnkanzlei. Fordern Sie vor der ersten Datenübernahme ein Angebot mit Laufzeit, Kündigungsfrist und Netto- oder Bruttopreis an, denn die Preisseite nennt diese Angaben nicht. Wenn der Export an die Kanzlei nur mit Nacharbeit funktioniert, ist das der Moment, HRworks zu prüfen.