HR-Software für den öffentlichen Dienst

Wer in der Behörde mitliest

Drei Sichten (Personalabteilung, Führungskraft, Mitarbeiterin) reichen in einer Dienststelle des Bundes nicht. Das Bundesbeamtengesetz beschränkt den Zugang zur Personalakte in § 107 Abs. 1 auf Beschäftigte, die mit Personalangelegenheiten beauftragt sind, und nur soweit es für Personalverwaltung oder Personalwirtschaft erforderlich ist. Daneben stehen Rollen, die das Gesetz jeweils eigens zuschneidet:

Am stärksten weicht die Führungskraft ab. Die FAQ der BfDI zum Beschäftigtendatenschutz hält fest, dass Fachvorgesetzte keinen Zugang zu Personalaktendaten ihrer Mitarbeitenden haben und in Fachabteilungen keine Teil- oder Nebenakten geführt werden dürfen. Für Arbeitsorganisation und personelle Führung dürfen sie nach derselben FAQ die dafür erforderlichen Daten verarbeiten, etwa geplante Abwesenheiten, und müssen sie danach löschen. Die Führungsrolle braucht deshalb eine eigene, schmale Datensicht statt Vollzugriff oder keinem Zugriff. Für die Gleichstellungsbeauftragte hält die BfDI einen eingeschränkten Lesezugriff auf den Stammdatensatz für möglich, soweit er für ihre Aufgaben nach dem Bundesgleichstellungsgesetz erforderlich ist und die einzelnen Datenfelder festgelegt und dokumentiert sind. Diese Feldliste gehört nach unserer Einschätzung ins Lastenheft.

Die Akte im System abbilden

§ 106 Abs. 2 BBG erlaubt eine Grundakte mit Teilakten und verlangt in der Grundakte ein vollständiges Verzeichnis aller Teil- und Nebenakten. Wird die Akte teils auf Papier und teils elektronisch geführt, muss das Verzeichnis zeigen, welcher Teil in welcher Form vorliegt. Eine HR-Software, die Dokumente nur als Anhänge an einer Person ablegt, erfüllt das nach unserer Lesart nicht; sie braucht Teilakten als eigene Objekte mit eigenen Rechten.

Drei weitere Vorgaben aus § 114 BBG wirken direkt auf die Systemauswahl. Beihilfedaten sind nach Abs. 2 von den übrigen Personaldateien technisch und organisatorisch getrennt zu verarbeiten. Von medizinischen oder psychologischen Untersuchungen dürfen nach Abs. 3 nur die Ergebnisse automatisiert verarbeitet werden, soweit sie die Eignung betreffen und ihre Verwendung dem Schutz der Beamtin oder des Beamten dient. Nach Abs. 4 dürfen beamtenrechtliche Entscheidungen nicht ausschließlich auf automatisierte Bewertungen von Persönlichkeitsmerkmalen gestützt werden; ein Ranking- oder Matching-Modul darf deshalb nur vorschlagen. Abs. 5 verlangt außerdem, der Person bei erstmaliger Speicherung die Art der gespeicherten Daten mitzuteilen, sie bei wesentlichen Änderungen zu benachrichtigen und die Verfahren mit Zweck, regelmäßigen Empfängern und Inhalt automatisierter Übermittlungen zu dokumentieren und allgemein bekanntzugeben.

Für Tarifbeschäftigte gilt das BBG nicht unmittelbar. Die BfDI schreibt, dass die beamtenrechtlichen Regeln auch für Tarifbeschäftigte angewendet werden, soweit Tarifverträge nichts Besonderes regeln. Wir empfehlen deshalb ein gemeinsames Rechtekonzept für beide Gruppen.

Der Personalrat bestimmt den Zuschnitt mit

Das Bundespersonalvertretungsgesetz von 2021 gilt nach § 1 Abs. 1 für die Verwaltungen des Bundes, die bundesunmittelbaren Körperschaften, Anstalten und Stiftungen des öffentlichen Rechts und die Gerichte des Bundes. § 80 Abs. 1 gibt dem Personalrat ein Mitbestimmungsrecht, soweit keine gesetzliche oder tarifliche Regelung besteht, und bei der Einführung einer HR-Software greifen mehrere Nummern zugleich: Nr. 21 für technische Einrichtungen, die zur Überwachung von Verhalten oder Leistung bestimmt sind, Nr. 11 für Beurteilungsrichtlinien, Nr. 12 für Richtlinien über die personelle Auswahl bei Einstellungen, Versetzungen, Umgruppierungen und Kündigungen, Nr. 15 für den Inhalt von Personalfragebogen und Nr. 5 für Arbeitsformen außerhalb der Dienststelle. Ein Bewerbungsformular im System ist nach unserer Lesart ein Personalfragebogen, eine Bewertungsmaske eine Beurteilungsrichtlinie.

Hinzu kommen die Einzelmaßnahmen nach § 78 Abs. 1, etwa Einstellung (Nr. 1), Eingruppierung (Nr. 4) oder Versetzung zu einer anderen Dienststelle (Nr. 5); für bestimmte Gruppen, etwa Stellen ab Besoldungsgruppe A 16, schränken Abs. 3 und 4 die Mitbestimmung ein. Ein Workflow, der eine Einstellung ohne den Beteiligungsschritt abschließen kann, bildet das Verfahren nicht ab. Verarbeitet der Personalrat dabei personenbezogene Daten, bleibt nach § 69 BPersVG die Dienststelle Verantwortliche. Länder und Kommunen wenden ihre eigenen Personalvertretungsgesetze an, deren Kataloge und Verfahren abweichen; prüfen Sie die Nummern dort einzeln.

Bewerbungen schwerbehinderter Menschen

Öffentliche Arbeitgeber haben nach § 165 SGB IX frei werdende und neue Stellen nach erfolgloser interner Prüfung frühzeitig der Agentur für Arbeit zu melden. Schwerbehinderte Menschen, die sich beworben haben oder von der Bundesagentur für Arbeit oder einem von ihr beauftragten Integrationsfachdienst vorgeschlagen wurden, werden zu einem Vorstellungsgespräch eingeladen; entbehrlich ist das nur, wenn die fachliche Eignung offensichtlich fehlt. Die Schwerbehindertenvertretung hat nach § 178 Abs. 2 Satz 4 das Recht, die entscheidungsrelevanten Teile der Bewerbungsunterlagen einzusehen, nach BAG 7 ABR 2/20 auch die der nicht behinderten Mitbewerber, und an den Vorstellungsgesprächen teilzunehmen. Lehnt die schwerbehinderte Person ihre Beteiligung ausdrücklich ab, wird sie nach § 164 Abs. 1 Satz 10 nicht beteiligt.

Das System braucht deshalb: ein Merkmal, das die Bewerbung freiwillig angibt, eine Sperre gegen eine Absage ohne Einladung oder ohne dokumentierte Begründung zur offensichtlich fehlenden Eignung und eine Freigabe für die Schwerbehindertenvertretung, die nur die entscheidungsrelevanten Unterlagen aller Bewerbungen im Verfahren zeigt und bei ausdrücklicher Ablehnung gesperrt bleibt. Die übrigen Fristen und Regeln des Bewerbungsverfahrens behandelt der Ratgeber Bewerbungsverfahren.

Öffentliche Unternehmen in Privatrechtsform

Eine Stadtwerke-GmbH oder eine kommunale Klinik in Privatrechtsform ist kein öffentlicher Dienst im Sinne dieser Seite. § 130 BetrVG nimmt nur Verwaltungen und Betriebe des Bundes, der Länder, der Gemeinden und sonstiger Körperschaften, Anstalten und Stiftungen des öffentlichen Rechts aus; in der GmbH gilt das Betriebsverfassungsgesetz, und dort eingesetzte Beamtinnen und Beamte gelten nach § 5 Abs. 1 Satz 3 als Arbeitnehmer. Die Mitbestimmung läuft dann über den Betriebsrat, wie im Ratgeber Betriebsrat beschrieben. Ob die besonderen Pflichten nach § 165 SGB IX gelten, richtet sich danach, ob das Unternehmen öffentlicher Arbeitgeber nach § 154 Abs. 2 SGB IX ist; die dort aufgezählten Stellen sind Behörden und Körperschaften, Anstalten oder Stiftungen des öffentlichen Rechts.