HR-Software und Betriebsrat: Welche Norm je Modul greift

Warum § 87 Abs. 1 Nr. 6 nicht reicht

Die naheliegende erste Frage bei einer HR-Software lautet, ob das System eine technische Einrichtung im Sinne von § 87 Abs. 1 Nr. 6 BetrVG ist. Bei einer Personalsoftware mit Auswertungen ist die Antwort nach unserer Einschätzung kaum zu verneinen. Die Frage greift aber zu kurz. Eine HR-Suite bündelt Recruiting, Personalakte, Abwesenheiten, Vergütung, Beurteilung und Lernen, und für fast jedes dieser Module hält das BetrVG eine eigene Norm mit eigener Rechtsfolge bereit. Wer nur über Nr. 6 verhandelt, übersieht Zustimmungsrechte, die unabhängig von jeder Überwachungseignung bestehen.

Die folgende Karte ordnet deshalb jedes Modul der Norm zu, die es berührt, und nennt die Art der Beteiligung, die daraus folgt.

Modulkarte für die Betriebsvereinbarung

Die Einordnung des Online-Bewerbungsformulars als Personalfragebogen und von Filtern oder Rankings als Auswahlrichtlinie ist unsere Lesart; § 94 nennt keine Form, § 95 definiert den Begriff der Richtlinie nicht. Alle Rechte aus § 87 Abs. 1 bestehen nur, soweit keine gesetzliche oder tarifliche Regelung besteht (Eingangssatz): Regelt ein anwendbarer Tarifvertrag Entgeltgruppen oder Prämien abschließend, bleibt für Gehaltsbänder und Bonuslogik nur der tariflich offene Teil mitbestimmungspflichtig. Zur Lernplattform, auf der Pflichtunterweisungen nach dem Bundesarbeitsgericht zusätzlich § 87 Abs. 1 Nr. 7 berühren (Beschluss vom 11. Januar 2011, 1 ABR 104/09, Rn. 16), siehe Lernplattform und Pflichtunterweisung. Welche Fristen und Löschregeln das Recruiting-Modul tragen muss, behandelt der Ratgeber Bewerbungsverfahren.

Hinzu kommt die Einzelfallebene: In Unternehmen mit in der Regel mehr als zwanzig wahlberechtigten Arbeitnehmern muss der Arbeitgeber den Betriebsrat vor jeder Einstellung, Eingruppierung, Umgruppierung und Versetzung unterrichten, bei Einstellungen die erforderlichen Bewerbungsunterlagen vorlegen und die Zustimmung des Betriebsrats einholen (§ 99 Abs. 1). Planen Sie dafür eine eigene Leserolle im Recruiting-Modul ein, statt Unterlagen per E-Mail zu verschicken. Für die Daten, die der Betriebsrat dort verarbeitet, bleibt der Arbeitgeber nach § 79a Satz 2 Verantwortlicher.

Was sich mit KI-Funktionen geändert hat

Das BetrVG nennt Künstliche Intelligenz an drei Stellen. § 90 Abs. 1 Nr. 3 verlangt die Unterrichtung über die Planung von Arbeitsverfahren „einschließlich des Einsatzes von Künstlicher Intelligenz“. Nach § 95 Abs. 2a gelten die Zustimmungsrechte zu Auswahlrichtlinien auch dann, wenn bei deren Aufstellung KI zum Einsatz kommt. Nach unserer Lesart erfasst das eine Funktion, die Bewerbungen nach gelernten Kriterien vorsortiert: Die Kriterien sind Auswahlrichtlinie, auch wenn niemand sie ausformuliert hat.

§ 80 Abs. 3 Satz 2 stellt klar, dass die Hinzuziehung eines Sachverständigen als erforderlich gilt, wenn der Betriebsrat Einführung oder Anwendung von KI beurteilen muss. Die Erforderlichkeit muss er dann nicht mehr begründen. Die „nähere Vereinbarung mit dem Arbeitgeber“ aus Satz 1 bleibt aber Voraussetzung, über Person, Auftrag und Kosten wird also weiterhin verhandelt. Planen Sie diese Vereinbarung in den Zeitplan ein, bevor ein Anbieter eine KI-Funktion freischaltet.

Release für Release prüfen

Cloudbasierte HR-Software ändert sich mit jedem Update. Nach unserer Einschätzung ist das größte Risiko für eine wirksame Betriebsvereinbarung nicht das Einführungsprojekt, sondern die neue Funktion, die ein Release still aktiviert. Ein Ablauf, der das auffängt:

1. Der Arbeitgeber benennt eine Person, die Release-Notes des Anbieters liest, bevor ein Update produktiv wird.
2. Jede neue Funktion wird gegen die Modulkarte geprüft: Berührt sie § 94, § 95, § 87 oder § 90?
3. Funktionen, die ein Mitbestimmungs- oder Zustimmungsrecht berühren (§ 87, § 94, § 95, § 98), bleiben deaktiviert, bis eine Ergänzung der Anlage vereinbart ist. Fällt eine Funktion nur unter § 90, verlangt das Gesetz keine Zustimmung, wohl aber Unterrichtung und Beratung, solange Vorschläge des Betriebsrats noch berücksichtigt werden können.
4. Die Ergänzung wird wie die Vereinbarung selbst gemeinsam beschlossen und geschlossen: schriftlich und von beiden Seiten unterzeichnet oder in elektronischer Form, indem beide Seiten dasselbe Dokument signieren (§ 77 Abs. 2).

Fragen Sie in der Demo, ob sich neue Funktionen einzeln abschalten lassen und ob die Freigabe protokolliert wird. Lässt sich das nicht zeigen, ist Schritt 3 nur ein Vorsatz.

Die Betriebsvereinbarung ersetzt keine datenschutzrechtliche Prüfung. Nach dem Urteil C-65/23 prüfen Gerichte die Erforderlichkeit einer dort geregelten Verarbeitung umfassend; Einzelheiten im Ratgeber Beschäftigtendatenschutz.

Ohne Betriebsrat, im öffentlichen Dienst, für Leitende

Betriebsräte werden nach § 1 Abs. 1 in Betrieben mit in der Regel mindestens fünf ständigen wahlberechtigten Arbeitnehmern gewählt, von denen drei wählbar sind; ohne Wahl gibt es kein Gremium und keines dieser Beteiligungsrechte. Die Modulkarte bleibt trotzdem nützlich, weil sie zeigt, welche Formulare, Kriterien und Auswertungen Sie vor sich selbst begründen sollten. Auf Verwaltungen und Betriebe von Bund, Ländern, Gemeinden und sonstigen Körperschaften, Anstalten und Stiftungen des öffentlichen Rechts findet das BetrVG nach § 130 keine Anwendung; dort gelten das Bundespersonalvertretungsgesetz oder das Landesrecht mit eigenen Katalogen (siehe Öffentlicher Dienst). Für leitende Angestellte gilt das BetrVG nach § 5 Abs. 3 grundsätzlich nicht. Auch auf Religionsgemeinschaften und ihre karitativen und erzieherischen Einrichtungen, unabhängig von der Rechtsform, findet es nach § 118 Abs. 2 keine Anwendung, etwa auf Kliniken und Pflegedienste, die einer Kirche zugeordnet sind; dort ist die Karte am kirchlichen Mitarbeitervertretungsrecht zu spiegeln. In Tendenzunternehmen gilt es nach § 118 Abs. 1 nur, soweit die Eigenart des Unternehmens nicht entgegensteht. Bei Streit über die Reichweite einzelner Rechte ziehen Sie eine Fachanwältin oder einen Fachanwalt für Arbeitsrecht hinzu.