Onboarding und Nachweisgesetz: Fristen und Form

Drei Fristen, zwei Bezugstage

Der Nachweis der wesentlichen Vertragsbedingungen ist keine einmalige Unterlage, sondern hat drei Fälligkeiten. § 2 Abs. 1 Satz 9 NachwG verteilt die fünfzehn Angaben aus Satz 7 so:

Die erste Frist knüpft an die tatsächliche Arbeitsleistung an, die beiden anderen an den vereinbarten Beginn. Ein System, das alle drei Termine aus einem einzigen Datumsfeld berechnet, rechnet falsch, sobald beides auseinanderfällt. Wir empfehlen trotzdem, alles in einem Dokument vor dem ersten Arbeitstag zu erteilen: Gestaffelte Teilnachweise vervielfachen Übermittlungen und Empfangsnachweise. Die Staffelung gehört als Fristkontrolle ins System, nicht in den Regelablauf.

Textform: was das Gesetz verlangt

Bis Ende 2024 verlangte das Gesetz eine unterschriebene Niederschrift auf Papier. Seit dem 1. Januar 2025 kann sie nach § 2 Abs. 1 Satz 2 in Textform im Sinne von § 126b BGB abgefasst und elektronisch übermittelt werden (Viertes Bürokratieentlastungsgesetz, Art. 50 und Art. 74 Abs. 1). Vier Bedingungen müssen zusammenkommen: Das Dokument ist für die beschäftigte Person zugänglich, kann gespeichert und ausgedruckt werden, und der Arbeitgeber fordert sie mit der Übermittlung auf, einen Empfangsnachweis zu erteilen.

Bedingung ist nach dem Wortlaut die Aufforderung („sofern … auffordert“), nicht der Rücklauf des Empfangsnachweises. Nach unserer Lesart, die gerichtlich nicht abgesichert ist, muss das System deshalb vor allem beweisen können, dass die Aufforderung mit dem Dokument verschickt wurde; der zurückgekommene Empfangsnachweis ist zusätzlich der beste Beleg für den Zugang. Verlangt die beschäftigte Person eine Niederschrift auf Papier, ist sie nach Satz 3 unverzüglich zu erteilen, mit Hinweis auf den Geltungsbeginn der Bedingungen. Der Ablauf braucht dafür einen eigenen Auftrag mit Druck, Unterschrift und Aushändigung.

Branchen, in denen Papier Pflicht bleibt

Nach § 2 Abs. 1 Satz 6 gilt die Textform nicht für Beschäftigte in einem Wirtschaftsbereich nach § 2a Abs. 1 SchwarzArbG. Die Liste umfasst elf Bereiche, darunter Bau, Gaststätten und Beherbergung, Personenbeförderung, Spedition und Logistik einschließlich plattformbasierter Lieferdienste, Gebäudereinigung, Fleischwirtschaft (ohne Fleischerhandwerk), Wach- und Sicherheitsgewerbe sowie Friseur- und Kosmetikgewerbe. Dort bleibt es bei der unterschriebenen Niederschrift auf Papier, und auch ein in Textform übermittelter Arbeitsvertrag ersetzt sie nicht (§ 2 Abs. 5 Satz 3). Die elektronische Form nach § 126a BGB schließt Satz 8 für alle Arbeitgeber aus; eine qualifizierte elektronische Signatur ersetzt das Papier dort also nicht. Welche Signatur andere Personaldokumente brauchen, zeigt die Seite E-Signatur im Personalprozess.

Im System gehört der Wirtschaftszweig deshalb an den Betrieb oder die Kostenstelle, nicht in eine Freitextnotiz. Ist er gesetzt, darf der Ablauf keinen elektronischen Versand anbieten.

Der hochgeladene Vertrag ersetzt den Nachweis nur, wenn er vollständig ist

§ 2 Abs. 5 lässt die Pflicht entfallen, soweit ein ausgehändigter schriftlicher Arbeitsvertrag oder ein nach Abs. 1 Satz 2 in Textform übermittelter Vertrag alle geforderten Angaben enthält; beim Textform-Vertrag bleibt der Anspruch auf die Papierniederschrift nach Abs. 1 Satz 3 bestehen. Das Wort „soweit“ macht daraus eine Prüfung je Angabe. Dabei zählt auch ein Verweis: Die Angaben nach Nr. 6 bis 8 und 10 bis 14 dürfen nach § 2 Abs. 4 durch einen Hinweis auf anwendbare Tarifverträge, Betriebs- oder Dienstvereinbarungen ersetzt werden, Urlaub (Nr. 11) und Kündigungsverfahren (Nr. 14) durch einen Verweis auf die maßgebende gesetzliche Regelung. Ein Vertrag, der zum Kündigungsverfahren mit der Frist für die Kündigungsschutzklage (Nr. 14) oder zu getrennten Entgeltbestandteilen mit Fälligkeit (Nr. 7) weder Angaben noch einen solchen Verweis enthält, lässt eine Lücke, die ein ergänzender Nachweis schließen muss. Verlangen Sie deshalb eine Prüfliste der fünfzehn Nummern mit den Werten „Angabe“, „Verweis nach Abs. 4“ und „fehlt“, die beim Hochladen auszufüllen ist, statt eines Statusfelds „Vertrag liegt vor“.

Änderungen: Stichtag ist der Tag der Wirksamkeit

Nach § 3 NachwG ist jede Änderung wesentlicher Vertragsbedingungen spätestens an dem Tag mitzuteilen, an dem sie wirksam wird, zulässig in Textform nach § 2 Abs. 1 Satz 2 oder, in den Branchen nach § 2a SchwarzArbG, auf Papier. Ausgenommen sind Änderungen von Gesetzen, Tarifverträgen, Betriebs- oder Dienstvereinbarungen und kirchlichen Kommissionsregelungen; ein schriftlicher oder, außerhalb der Branchen nach § 2a SchwarzArbG, ordnungsgemäß in Textform übermittelter Änderungsvertrag ersetzt die Mitteilung (§ 3 Abs. 2). Im HR-System muss deshalb jede einzelvertragliche Gehaltsänderung, etwa zum 1. Februar 2027, jede neue Wochenarbeitszeit und jeder andere Arbeitsort mit dem Wirksamkeitsdatum eine fällige Mitteilung erzeugen. Zum Arbeitsort bei mobiler Arbeit siehe das Profil Remote-Teams.

Wer Angaben nicht, nicht richtig, nicht vollständig, nicht in der vorgeschriebenen Weise oder nicht rechtzeitig aushändigt oder mitteilt, handelt nach § 4 ordnungswidrig; die Geldbuße kann bis zu 2.000 Euro betragen. Für Arbeitsverhältnisse, die schon vor dem 1. August 2022 bestanden, gilt § 5: Auf Verlangen sind die Angaben nach Nr. 1 bis 10 spätestens am siebten Tag nach Zugang der Aufforderung zu erteilen, die übrigen spätestens nach einem Monat, soweit nicht eine frühere Niederschrift oder ein schriftlicher Vertrag sie schon enthält. Auch diese Anfrage braucht im System einen Fristzähler.

Prüffall für die Demo

Legen Sie zwei fiktive Eintritte zum 2. November 2026 an, einen im Büro und einen in einem Gebäudereinigungsbetrieb. Erwartet: Für den ersten bietet das System den elektronischen Versand mit Aufforderung zum Empfangsnachweis an und zeigt die Fristen 2. November, 9. November und 2. Dezember 2026; für den zweiten sperrt es den elektronischen Versand. Erfassen Sie anschließend eine Gehaltsänderung zum 1. Februar 2027: Die Mitteilung muss spätestens an diesem Tag fällig werden. Wie das System Inhalt, Freigabe und Übermittlung trennt, prüft der Test im Ratgeber HR-Software auswählen.