E-Signatur im Personalprozess

Drei Niveaus, und nur eines ersetzt die Unterschrift

Die eIDAS-Verordnung kennt drei Stufen (Art. 3 Nr. 10 bis 12): die einfache elektronische Signatur, die fortgeschrittene, die eindeutig dem Unterzeichner zugeordnet ist, ihn identifizierbar macht, mit Daten unter seiner alleinigen Kontrolle erstellt wird und nachträgliche Änderungen erkennbar macht (Art. 26), und die qualifizierte, die zusätzlich auf einem qualifizierten Zertifikat und einer qualifizierten Signaturerstellungseinheit beruht. Nach Art. 25 Abs. 1 darf keiner Signatur die Rechtswirkung allein deshalb abgesprochen werden, weil sie elektronisch oder nicht qualifiziert ist; gleichwertig mit der handschriftlichen Unterschrift ist nach Abs. 2 aber nur die qualifizierte. Nationale Formvorschriften lässt die Verordnung nach Art. 2 Abs. 3 unberührt.

Im deutschen Recht gilt: Schreibt ein Gesetz die Schriftform vor, kann sie nach § 126 Abs. 3 BGB durch die elektronische Form ersetzt werden, sofern das Gesetz nichts anderes bestimmt. Die elektronische Form verlangt nach § 126a eine qualifizierte elektronische Signatur, bei Verträgen von beiden Seiten. Eine fortgeschrittene Signatur erfüllt keine Schriftform. Die Textform des § 126b braucht dagegen gar keine Signatur, nur eine lesbare Erklärung mit dem Namen des Erklärenden auf einem dauerhaften Datenträger.

Welches Dokument welches Niveau braucht

Zwei Zeilen haben sich mit dem Vierten Bürokratieentlastungsgesetz zum 1. Januar 2025 geändert: die Textform für den Nachweis und das elektronische Zeugnis mit Einwilligung (BGBl. 2024 I Nr. 323, Art. 36 Nr. 3 und Art. 50). § 74 HGB hat das Gesetz nicht geändert. Ob eine qualifiziert signierte Datei die dort verlangte Aushändigung einer Urkunde erfüllt, halten wir für nicht gesichert; deshalb empfehlen wir Papier. Klären Sie diesen Punkt mit einer Fachanwältin oder einem Fachanwalt für Arbeitsrecht, bevor Sie davon abweichen.

Wo die Anbindung selbst sperren muss

Eine Anbindung, die jedes Dokument mit demselben Standardniveau versendet, verlagert die Formprüfung auf die Person, die gerade auf „Senden“ klickt. Verlangen Sie stattdessen, dass der Dokumenttyp im HR-System das Niveau festlegt und die Anbindung keine Abweichung nach unten zulässt:

• Kündigung und Aufhebungsvertrag lassen sich nicht in den Signaturablauf geben. Eine elektronisch signierte Kündigung ist nach § 623 BGB unwirksam, gleich auf welchem Niveau.
• Befristungen laufen nur qualifiziert mit beiden Signaturen, und das System warnt, solange vor dem ersten Arbeitstag eine fehlt; dass eine nach Arbeitsantritt nachgeholte Signatur die Befristung nicht mehr rettet, ist unsere vorsichtige Lesart. Fehlt die Form, gilt der Vertrag nach § 16 TzBfG als auf unbestimmte Zeit geschlossen und kann dann auch vor dem vereinbarten Ende ordentlich gekündigt werden. Steht die Befristung im Arbeitsvertrag selbst, braucht das ganze Dokument dieses Niveau.
• Zeugnisse lassen sich elektronisch erst versenden, wenn die Einwilligung der beschäftigten Person gespeichert ist.
• Nachweise in den Branchen nach § 2a SchwarzArbG sind vom elektronischen Versand ausgeschlossen. Die Fristen und den Ablauf behandelt der Ratgeber Onboarding und Nachweisgesetz.

Was zum Dokument archiviert wird

Eine Signatur ist nur so viel wert wie ihr späterer Beleg. Archivieren Sie im HR-System die signierte Datei unverändert, also nicht als neu gerenderte Kopie, dazu das Prüfprotokoll der Signatur mit Zertifikat und Zeitpunkt jeder Unterschrift sowie die Einwilligung, wo eine nötig ist. Bei Textform-Vorgängen gehören Versandzeitpunkt, Aufforderung zum Empfangsnachweis und der Rücklauf dazu. Der Export am Vertragsende muss diese Teile gemeinsam herausgeben; wie sich ein vollständiger Ausstieg prüfen lässt, beschreibt der Ratgeber HR-Software auswählen.

Für Dokumente ohne Formvorschrift, etwa die Bestätigung einer internen Richtlinie oder eine Zielvereinbarung, genügt eine einfache oder fortgeschrittene Signatur. Eine qualifizierte Signatur für alles erhöht nach unserer Einschätzung nur den Aufwand für die Unterzeichnenden, ohne eine Formlücke zu schließen.

Abnahme mit vier Testdokumenten

Legen Sie in der Demo eine fiktive Kündigung, eine Befristung mit Arbeitsantritt am 2. November 2026, ein Zeugnis ohne gespeicherte Einwilligung und einen Nachweis für einen Eintritt in einem Baubetrieb an. Bestanden ist die Anbindung, wenn sie Kündigung, Zeugnis und Bau-Nachweis gar nicht erst in den Signaturablauf lässt und die Befristung nur qualifiziert mit zwei Unterschriften annimmt, im Archiv mit Prüfprotokoll und beiden Zeitpunkten. Jede andere Reaktion bedeutet, dass die Formprüfung beim Menschen bleibt.