Die Auswahl ist bewusst begrenzt: Veröffentlicht werden nur Themen mit eigener Entscheidungsfrage, ausreichender Beleglage und konkretem Deutschlandbezug. Alle Quellen stehen gesammelt im Quellenregister.
HR-Software 2026: unsere Wahl für den Mittelstand
Unsere Wahl für die meisten kleinen und mittleren Unternehmen ist Factorial, weil der Einstieg ab 8 € pro User und Monat offen steht. Ab etwa 20 Beschäftigten mit DATEV-Kanzlei und Reisekosten ist HRworks besser, Personio bei viel Recruiting (Preise Stand 27.10.2026).
Bewerbungsverfahren: Fristen und Löschung im Recruiting
Ein Recruiting-Modul muss den Zugang jeder Absage erfassen und Unterlagen nach der Position der BfDI spätestens sechs Monate danach löschen. Die Fristen aus § 15 Abs. 4 AGG (zwei Monate ab Zugang der Ablehnung, sofern kein Tarifvertrag abweicht) und § 61b Abs. 1 ArbGG (Entschädigungsklage binnen drei Monaten ab Geltendmachung) sowie die Beweislastregel des § 22 AGG sprechen gegen eine frühere Löschung; ein geltend gemachter Anspruch sperrt die Löschung. Ein Restrisiko bleibt, weil die Frist nicht vor Kenntnis der Benachteiligung beginnt. Fragen begrenzt § 7 AGG, ausschließlich automatisierte Absagen begrenzt Art. 22 DSGVO.
Onboarding und Nachweisgesetz: Fristen und Form
Das Nachweisgesetz setzt drei Fristen: erster Arbeitstag, siebter Kalendertag und ein Monat nach dem vereinbarten Beginn. Seit dem 1. Januar 2025 genügt die Textform, wenn das Dokument zugänglich, speicher- und druckbar ist und der Arbeitgeber zum Empfangsnachweis auffordert; in den Branchen nach § 2a SchwarzArbG bleibt es bei Papier mit Unterschrift. Einzelvertragliche Änderungen sind nach § 3 NachwG spätestens an dem Tag mitzuteilen, an dem sie wirksam werden, außer ein Änderungsvertrag in der vorgeschriebenen Form liegt vor. Ein Onboarding-Ablauf muss aus diesen Fristen gebaut sein, nicht aus einem hochgeladenen Vertrag.
Abwesenheiten in HR-Software: Wer was sehen darf
Das Team muss wissen, dass jemand fehlt, nicht warum: Teamansichten zeigen nur ein Kürzel wie „p.a.“ ohne Grund. Die BfDI hält eine Abwesenheitsmitteilung an den Arbeitsbereich für zulässig, den Grund aber nicht für erforderlich; Teamübersichten sind nach ihr grundsätzlich ein Jahr nach Ablauf des Kalenderjahres zu löschen. Grund, Krankheitsverlauf und Daten des betrieblichen Eingliederungsmanagements bleiben bei der Personalverwaltung (Art. 9 DSGVO, § 26 Abs. 3 BDSG), Gesprächsdaten des BEM nur mit Zustimmung nach § 167 Abs. 2 SGB IX, dessen Schwelle seit dem 30. Juli 2026 auch teilweise Arbeitsunfähigkeit erfasst; die Namen der BEM-Berechtigten kann der Betriebsrat nach BAG 1 ABR 46/10 auch ohne Zustimmung verlangen.
Beschäftigtendatenschutz nach dem EuGH: Was noch trägt
Nach EuGH C-34/21 und BAG genügt § 26 Abs. 1 Satz 1 BDSG nicht als Öffnungsklausel; sicher trägt er nur Datenflüsse für Rechte des Betriebsrats. Ordnen Sie jede Verarbeitung direkt einem Tatbestand des Art. 6 Abs. 1 DSGVO zu: Vertrag (Buchst. b), rechtliche Pflicht mit Spezialnorm (Buchst. c) oder berechtigtes Interesse mit Abwägung (Buchst. f). Eine Betriebsvereinbarung lockert die Erforderlichkeit nach C-65/23 nicht, Gerichte prüfen sie umfassend; Echtdaten im Softwaretest sind nach BAG 8 AZR 209/21 nur zulässig, wenn fiktive Daten nicht ausreichen. Die Einwilligung bleibt die Ausnahme für Fälle, in denen ein Nein folgenlos bleibt.
HR-Software und Betriebsrat: Welche Norm je Modul greift
Eine HR-Software löst nicht nur § 87 Abs. 1 Nr. 6 BetrVG aus, sondern je Modul eigene Beteiligungsrechte. Bewerbungs- und Personalformulare sowie Beurteilungsraster fallen unter § 94, Auswahlkriterien einschließlich KI-gestützter unter § 95 Abs. 1 und 2a, Urlaubsregeln und Vergütungslogik unter § 87 Abs. 1 Nr. 5, 10 und 11, soweit kein Tarifvertrag sie regelt, die Planung unter § 90 Abs. 1 Nr. 3. Ordnen Sie in der Betriebsvereinbarung jedes Modul seiner Norm zu und prüfen Sie jedes Update gegen diese Karte, bevor neue Funktionen aktiv werden.
Entgelttransparenz: HR-Daten vor dem neuen Gesetz ordnen
Die EU-Entgelttransparenzrichtlinie ist in Deutschland noch nicht umgesetzt; es gilt weiter das EntgTranspG. Es steht auf gesetze-im-internet.de unverändert in der Fassung vom 5. Juli 2021. Die Frist des Art. 34 der Richtlinie (EU) 2023/970 lief am 7. Juni 2026 ab; nach BT-Drs. 21/7026 vom 8. Juli 2026 war noch kein Gesetzgebungsverfahren eingeleitet, und am 8. September 2026 forderte BT-Drs. 21/7916 die Bundesregierung erst zur Vorlage eines Entwurfs auf. Warten Sie trotzdem nicht: Nach dem Wortlaut der Richtlinie betrifft der erste Bericht das Kalenderjahr 2026, und ohne Stellenbewertung, Beschäftigtengruppen und historisierte Entgeltdaten ist er nicht nachträglich zu erstellen.
Hinweisgeberschutz in der HR-Software: Wer was sieht
Die interne Meldestelle nach dem HinSchG darf für gewöhnliche HR-Rollen nicht sichtbar sein, auch nicht für die HR-Administration. Pflicht ist sie ab in der Regel 50 Beschäftigten, für bestimmte Finanz- und Versicherungsunternehmen unabhängig von der Zahl (§ 12 Abs. 2 und 3 HinSchG; für 50 bis 249 Beschäftigte seit dem 17. Dezember 2023). Die Identität dürfen nur die für Entgegennahme und Folgemaßnahmen zuständigen und sie unterstützenden Personen kennen (§ 8 Abs. 1 Satz 2), die Meldekanäle müssen den Zugriff auf Meldungen ebenso beschränken (§ 16 Abs. 2) Meldungen mündlich wie in Textform ermöglichen (§ 16 Abs. 3) und auch überlassenen Leiharbeitskräften offenstehen (§ 16 Abs. 1 Satz 1), Dokumentation und Löschung nach drei Jahren regelt § 11. Ein Meldemodul der HR-Software taugt nur, wenn es von Rollen, Benachrichtigungen, Exporten und Suche der Personalverwaltung isoliert ist.