Abwesenheiten in HR-Software: Wer was sehen darf

Planung braucht ein Kürzel, keinen Grund

Die FAQ der Bundesbeauftragten für den Datenschutz und die Informationsfreiheit (BfDI) zum Beschäftigtendatenschutz hält eine Mitteilung über die Abwesenheit an den Arbeitsbereich für zulässig, weil die Arbeit umverteilt werden muss und die Einsatzplanung diese Kenntnis erfordert; die Angabe des Grundes hält sie dagegen nicht für erforderlich. Für Abwesenheitslisten genügt nach der BfDI ein Kürzel wie „p.a.“ für „persönlich abwesend“. Kann das ganze Team den Plan einsehen, soll jede persönlich bedingte Abwesenheit so erscheinen, ausdrücklich auch Urlaub, Gleittage und Freistellung. Sonst ließe sich die Krankheit aus dem Fehlen eines anderen Kürzels erschließen. Einen Abwesenheits- und Urlaubsplan der Fachvorgesetzten hält die BfDI für unbedenklich: Wer Urlaub genehmigt, kennt diesen Grund ohnehin; den Krankheitsgrund braucht er nicht.

Die BfDI beaufsichtigt nur die öffentlichen Stellen des Bundes, private Arbeitgeber bindet ihre Position nicht unmittelbar. Wir empfehlen sie dennoch als Maßstab für die Konfiguration.

Drei Ebenen, drei Lesekreise

Drei Informationen gehören getrennt konfiguriert:

Gesundheitsdaten sind besondere Kategorien nach Art. 9 Abs. 1 der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO), ihre Verarbeitung ist grundsätzlich untersagt. Die Ausnahme für das Arbeitsrecht in Art. 9 Abs. 2 Buchst. b greift nur, soweit die Verarbeitung erforderlich ist und eine Rechtsvorschrift oder Kollektivvereinbarung mit geeigneten Garantien sie zulässt. § 26 Abs. 3 BDSG ist als solche Vorschrift gefasst: Er verlangt zusätzlich, dass kein Grund zu der Annahme besteht, das schutzwürdige Interesse der Person überwiege, und verweist auf § 22 Abs. 2 BDSG, der angemessene Schutzmaßnahmen verlangt, etwa einen beschränkten Zugang innerhalb der verantwortlichen Stelle und die Prüfbarkeit, wer Daten eingegeben oder geändert hat. Wie weit die deutschen Sonderregeln nach dem EuGH-Urteil C-34/21 tragen, behandelt der Ratgeber Beschäftigtendatenschutz; für Abwesenheiten ändert das wenig, weil jede Grundlage Erforderlichkeit verlangt.

Die Personalverwaltung braucht Grund und Dauer. Nach § 3 EFZG besteht Entgeltfortzahlung bis zu sechs Wochen, erstmals nach vier Wochen Beschäftigung, bei erneuter Arbeitsunfähigkeit wegen derselben Krankheit mit eigenen Fristen. Ob es dieselbe Krankheit ist, zeigt der Verlauf allein nicht, denn der Arbeitgeber kennt keine Diagnose. Die Krankenkasse darf ihm nach § 69 Abs. 4 SGB X mitteilen, ob eine Arbeitsunfähigkeit auf derselben Krankheit beruht, ohne Diagnosedaten. Das System braucht deshalb neben dem Verlauf ein Feld für diese Auskunft. Nach § 5 Abs. 1 EFZG ist die Arbeitsunfähigkeit unverzüglich mitzuteilen, für gesetzlich Versicherte entfällt nach Abs. 1a die Vorlage der Bescheinigung, außer bei Minijobs in Privathaushalten und bei Feststellung durch eine Ärztin oder einen Arzt außerhalb der vertragsärztlichen Versorgung. Papierbescheinigungen, etwa privat Versicherter, gehören direkt zur Personalverwaltung. Abruf und Abrechnung der eAU gehören zur Entgeltabrechnung, nicht in eine Teamansicht.

Löschen, bevor ein Krankheitsprofil entsteht

Die BfDI hält es für unzulässig, innerhalb der Arbeitseinheit Aufzeichnungen zu führen, die einen Überblick über die Dauer krankheitsbedingter Abwesenheiten in der Vergangenheit erlauben. Teamübersichten sind zu löschen, sobald sie nicht mehr erforderlich sind; angemessen ist nach der BfDI grundsätzlich ein Jahr nach Ablauf des Kalenderjahres, für das die Abwesenheiten notiert wurden. Fiktives Beispiel: Ein Eintrag „p.a.“ vom 9. März 2026 verschwindet aus der Teamansicht nach dem 31. Dezember 2027. In der Personalverwaltung können die Daten länger nötig sein, das ist dort zu begründen.

Für Statistiken verlangt die BfDI, dass weder Namen genannt werden noch wegen kleiner Fallzahlen Rückschlüsse auf Einzelne möglich sind. Ein Krankenstandsbericht für ein Team mit vier Personen erfüllt das nach unserer Einschätzung nicht.

BEM: Gesprächsdaten nur mit Zustimmung

Sind Beschäftigte innerhalb eines Jahres länger als sechs Wochen ununterbrochen oder wiederholt arbeitsunfähig oder teilweise arbeitsunfähig, klärt der Arbeitgeber nach § 167 Abs. 2 SGB IX mit der Interessenvertretung die Möglichkeiten des betrieblichen Eingliederungsmanagements, und zwar mit Zustimmung und Beteiligung der betroffenen Person, die zuvor auf Ziele sowie Art und Umfang der Daten hinzuweisen ist. Den Zusatz „teilweise“ enthält die Norm seit dem 30. Juli 2026 (Art. 2b des Gesetzes vom 24. Juli 2026); die Teilarbeitsunfähigkeit von 25, 50 oder 75 Prozent nach dem neuen § 44c SGB V gilt nach Art. 8 Abs. 3 ab dem 1. Januar 2028. Das System darf die Schwelle für die Personalverwaltung berechnen; fragen Sie, ob es dabei auch einen Umfang der Arbeitsunfähigkeit einrechnen kann. Was im BEM besprochen wird, gehört nach unserer Empfehlung in einen eigenen Bereich mit eigenem Lesekreis, nie in eine Ansicht der Führungskraft. Über das Einladungsschreiben darf die Interessenvertretung nach der BfDI informiert werden. Weiter reicht das Bundesarbeitsgericht: Der Betriebsrat kann die Namen der Beschäftigten, die die Schwelle erreichen, auch ohne deren Zustimmung verlangen; die Zustimmung betrifft nur die Klärung selbst, nicht das Angebot (Beschluss vom 7. Februar 2012, 1 ABR 46/10, Rn. 6, 19 und 23). Das System sollte diese Liste ohne Diagnosen und ohne Fehlzeitenverlauf ausgeben.

Mitbestimmt sind Urlaubsgrundsätze und Urlaubsplan nach § 87 Abs. 1 Nr. 5 BetrVG und die technische Einrichtung nach § 87 Abs. 1 Nr. 6 BetrVG. Wie die Betriebsvereinbarung die Module zuordnet, beschreibt der Ratgeber Betriebsrat.

Vier Proben für die Demo und der kleine Betrieb

Mit Testdaten vorzuführen:

1. Eine Krankmeldung erscheint im Teamkalender als „p.a.“, ebenso ein Urlaubstag; beide sind dort nicht unterscheidbar.
2. Die Führungskraft findet keinen Bericht, der Fehlzeiten einer Person über mehrere Monate zeigt.
3. Teameinträge eines abgelaufenen Jahres werden nach der festgelegten Frist automatisch gelöscht, und das Protokoll zeigt es.
4. Der BEM-Bereich ist für die Personalverwaltung ohne Zustimmungsvermerk leer bis auf die Einladung.

Im kleinen Betrieb, in dem die Geschäftsführung die Abrechnung selbst macht, gilt dieselbe Trennung; nur sitzen zwei Rollen in einer Person. Halten Sie dann schriftlich fest, in welcher Rolle sie welche Ansicht nutzt, und geben Sie Teamleitungen für Krankheitszeiten trotzdem nur das Kürzel. Für den öffentlichen Dienst mit Personalrat und Personalaktenrecht siehe Öffentlicher Dienst.