HR-Software 2026: unsere Wahl für den Mittelstand

Unsere Wahl: Factorial für kleine und mittlere Unternehmen

Für ein deutsches Unternehmen mit 10 bis 50 Beschäftigten, das Personalakte, Urlaub und Zeiterfassung aus Excel und E-Mail holen will, würden wir Factorial wählen. Der Grund ist die Einstiegshürde: Laut Preisseite von Factorial beginnt die Software ab 8 € pro User und Monat, und eine Mindestnutzerzahl nennt die Seite nicht (Stand 27. Oktober 2026). Ob es eine Mindestabnahme oder ein Paket mit fester Nutzerzahl gibt, bleibt offen; erst ein schriftliches Angebot zeigt, ob ein Team von zwölf Personen tatsächlich nur für zwölf Nutzer zahlt. Dass Factorial vorn liegt, beruht auf dem veröffentlichten Einstiegspreis, nicht auf einer bestätigten Gesamtsumme.

Die Schwäche gehört zur Wahl dazu: Ob der Preis netto oder brutto gilt, wie lange der Vertrag läuft und wie er gekündigt wird, steht nicht auf der Preisseite. Lassen Sie sich das vor der ersten Datenübernahme schriftlich geben.

Rangliste nach Profil

HRworks ist unsere Wahl, sobald ein Unternehmen mindestens zwanzig Nutzer hat, die Lohnabrechnung bei einer DATEV-Kanzlei liegt und Reisekosten mit abgerechnet werden. Unter zwanzig Personen zahlt man dort für Lizenzen, die niemand nutzt. Personio bleibt eine gute Wahl für Unternehmen, die vor allem Bewerbungen, Onboarding und Freigabe-Workflows steuern; einen geprüften Preis können wir für Personio derzeit nicht nennen, deshalb liegt es hinter HRworks. P&I LOGA veröffentlicht einen Einstiegspreis, richtet sich aber an Organisationen, für die eine Personalwirtschaft mit Abrechnung ein Projekt ist. SAP SuccessFactors empfehlen wir nur Konzernen mit zentraler HR-Steuerung über viele Länder.

Welche Pflichten die Software abbilden muss

Eine HR-Software ist in Deutschland kein reines Adressbuch. Drei Pflichten entscheiden, ob sie im Alltag trägt. Erstens der Nachweis der Arbeitsbedingungen: Nach § 2 NachwG müssen Name, Entgelt und Arbeitszeit spätestens am ersten Arbeitstag, weitere Angaben bis zum siebten Kalendertag und der Rest binnen eines Monats nachgewiesen werden. Elektronisch geht das in Textform, wenn das Dokument speicher- und druckbar ist und der Arbeitgeber einen Empfangsnachweis anfordert; für Branchen nach § 2a SchwarzArbG bleibt es bei der Schriftform. Eine HR-Software sollte diesen Empfangsnachweis dokumentieren.

Zweitens der Datenschutz: Gehalts- und Gesundheitsdaten dürfen nur die Rollen sehen, die sie brauchen; Grundlage ist § 26 BDSG samt der europarechtlichen Einschränkungen, die unser Ratgeber zum Beschäftigtendatenschutz erklärt. Drittens die Mitbestimmung: In Betrieben mit in der Regel mindestens fünf ständigen wahlberechtigten Arbeitnehmern, von denen drei wählbar sind, kann nach § 1 BetrVG ein Betriebsrat gewählt werden. Gibt es einen, bestimmt er bei der Einführung mit; wie das abläuft, steht im Ratgeber Betriebsrat und HR-Software.

Wann wir von unserer Wahl abraten

Factorial ist nicht die richtige Wahl, wenn die Geschäftsführung vor dem Erstgespräch einen vollständigen Preis mit Laufzeit sehen will, wenn der Betrieb über zwanzig Beschäftigte mit Reisekosten und DATEV-Kanzlei hat oder wenn ein öffentlicher Arbeitgeber Beamtenrecht und Personalrat abbilden muss. Im ersten Fall ist ein schriftliches Angebot Pflicht, im zweiten HRworks, im dritten P&I LOGA die bessere Wahl.

Für sehr kleine Teams mit drei oder vier Beschäftigten lohnt sich oft gar keine HR-Software: Eine ordentliche digitale Ablage, ein Urlaubskalender und die Zeiterfassung der Lohnkanzlei reichen dann. Den Übergang beschreibt unsere Seite HR-Software für kleine Unternehmen.

So prüfen Sie unsere Wahl vor der Unterschrift

Unsere Reihenfolge beruht auf Preisseiten, Produktangaben und der Rechtslage, nicht auf einem eigenen Praxistest. Spielen Sie vor dem Vertrag einen echten Monat durch: einen Neueintritt mit Nachweis, eine Krankmeldung, einen Urlaubsantrag und die Übergabe an die Lohnkanzlei. Fordern Sie den Export der vollständigen Personalakte an, bevor Sie Daten übernehmen, und rechnen Sie das Angebot über drei Jahre mit der realistischen Zahl an Nutzern.