Bewerbungsverfahren: Fristen und Löschung im Recruiting

Zwei Fristen und eine Obergrenze

Für abgelehnte Bewerbungen gibt es keine gesetzliche Aufbewahrungsfrist, wohl aber zwei Anspruchsfristen. Nach § 15 Abs. 4 AGG ist ein Entschädigungs- oder Schadensersatzanspruch binnen zwei Monaten schriftlich geltend zu machen, sofern die Tarifvertragsparteien nichts anderes vereinbart haben; bei einer Bewerbung beginnt die Frist mit dem Zugang der Ablehnung. Nach der Geltendmachung ist die Entschädigungsklage nach § 61b Abs. 1 ArbGG binnen drei Monaten zu erheben.

Eine Obergrenze nennt die Bundesbeauftragte für den Datenschutz und die Informationsfreiheit (BfDI), Aufsicht über die öffentlichen Stellen des Bundes, als Behördenposition, nicht als Gesetzeswortlaut. In ihrer FAQ zum Beschäftigtendatenschutz hält sie eine Aufbewahrung zur Verteidigung gegen AGG-Ansprüche für höchstens sechs Monate ab Rücknahme der Bewerbung oder Zugang der Ablehnung für zulässig; danach sind die Unterlagen zurückzugeben oder zu vernichten (Art. 5 Abs. 1 Buchst. c und e, Art. 17 Abs. 1 Buchst. a DSGVO).

Fiktives Beispiel: Die Absage geht am Freitag, 15. Januar 2027, zu. Die Geltendmachungsfrist endet am 15. März 2027. Bei Geltendmachung an diesem Tag läuft die Klagefrist bis zum 15. Juni 2027. Die Sechsmonatsgrenze der BfDI liegt beim 15. Juli 2027.

Warum nicht schon nach zwei Monaten löschen

Nach dem Bundesarbeitsgericht (Urteil vom 22. Mai 2014, 8 AZR 662/13) wahrt auch eine Klage die Frist, die rechtzeitig bei Gericht eingeht und „demnächst“ zugestellt wird (§ 167 ZPO). Im entschiedenen Fall wurde die Klage erst nach Ablauf der zwei Monate zugestellt (Rn. 11). Außerdem beginnt die Frist erst mit Kenntnis der Benachteiligung, unter Umständen also Monate nach der Absage (Rn. 26 und 27). Ansprüche aus anderen Vorschriften bleiben nach § 15 Abs. 5 AGG unberührt (Rn. 28). Auch eine Löschung nach sechs Monaten lässt deshalb ein Restrisiko, das gegen die Löschpflicht abzuwägen ist.

Hinzu kommt § 22 AGG: Beweist die Bewerberin Indizien für eine Benachteiligung, muss der Arbeitgeber beweisen, dass kein Verstoß vorlag. Das gelingt nach unserer Einschätzung nur mit Ausschreibung, Auswahlkriterien und Gesprächsnotizen.

Wir empfehlen als Standard einen Löschvorschlag fünf Monate nach Zugang der Absage (im ungünstigsten Fall zwei Monate Geltendmachung und drei Monate Klagefrist) und die Löschung spätestens nach sechs Monaten. Geht eine Geltendmachung ein, sperrt HR den Löschlauf für diese Person bis zum Ende des Verfahrens; Art. 17 Abs. 3 Buchst. e DSGVO erlaubt die Speicherung, soweit sie zur Verteidigung von Rechtsansprüchen erforderlich ist.

Was das Modul dafür können muss

Unterlagen Eingestellter gehen in die Personalakte über (Ratgeber Onboarding und Nachweisgesetz).

Fragen, Videointerviews und Vorauswahl

§ 7 Abs. 1 AGG verbietet Benachteiligungen wegen der Gründe aus § 1; nach § 11 gilt das schon für die Ausschreibung. Nach der FAQ der BfDI darf das Formular nur fragen, was für den konkreten Arbeitsplatz von Bedeutung ist: nicht nach einer Schwangerschaft, nach einer Behinderung nur, wenn sie die Tätigkeit unmöglich machen würde, und nicht nach einer festgestellten Schwerbehinderung. Wer die Bewerbung per E-Mail anbietet, braucht nach der BfDI zusätzlich einen gleichrangigen Weg, etwa per Post.

Für Live-Videointerviews verlangt die BfDI die Einwilligung beider Seiten, die nur bei einer angebotenen Alternative (persönlich oder telefonisch) freiwillig ist; aufgezeichnete Interviews brauchen begrenzte Zugriffe und rechtzeitige Löschung.

Für Ranking und Vorauswahl gilt Art. 22 Abs. 1 DSGVO: Niemand muss eine ausschließlich automatisierte Entscheidung hinnehmen, die rechtliche Wirkung entfaltet oder ähnlich erheblich beeinträchtigt. Ausnahmen nennt Abs. 2 (Erforderlichkeit für einen Vertragsschluss, Rechtsvorschrift, ausdrückliche Einwilligung); bei Vertrag und Einwilligung muss nach Abs. 3 mindestens das Eingreifen einer Person möglich bleiben, eine Rechtsvorschrift muss eigene Schutzmaßnahmen vorsehen. Nach dem EuGH-Urteil C-634/21 vom 7. Dezember 2023 kann schon ein automatisch berechneter Wert eine solche Entscheidung sein, wenn die Entscheidung maßgeblich von ihm abhängt (Rn. 50; entschieden zu einem Bonitätswert). Nach unserer Lesart gilt das auch für einen Bewerber-Score, dem Absagen regelmäßig folgen. Eine Absage darf deshalb nach unserer Einschätzung nur eine Person auslösen, die die Unterlagen tatsächlich geprüft hat und vom Score abweichen kann. Auswahlrichtlinien und Fragebögen sind in Betrieben mit Betriebsrat mitbestimmt (Ratgeber Betriebsrat).

Talentpool und schwerbehinderte Bewerber

Wer Unterlagen für spätere Stellen behalten will, braucht eine eigene Einwilligung mit Ablaufdatum. Nach § 26 Abs. 2 BDSG erfolgt sie grundsätzlich schriftlich oder elektronisch, über Zweck und Widerrufsrecht ist in Textform aufzuklären; ein Widerruf löst die Löschung aus. Ob diese Formregel nach dem EuGH-Urteil C-34/21 anwendbar bleibt, ist offen (Ratgeber Beschäftigtendatenschutz).

Jeder Arbeitgeber muss nach § 164 Abs. 1 SGB IX prüfen, ob freie Stellen mit schwerbehinderten Menschen besetzt werden können, und Schwerbehindertenvertretung sowie Betriebs- oder Personalrat unmittelbar nach Eingang über deren Bewerbungen unterrichten; die Schwerbehindertenvertretung wird nicht beteiligt, wenn die Person das ausdrücklich ablehnt. Öffentliche Arbeitgeber laden zusätzlich schwerbehinderte Bewerberinnen und Bewerber sowie von der Bundesagentur oder einem Integrationsfachdienst vorgeschlagene Personen zum Vorstellungsgespräch ein, außer bei offensichtlich fehlender fachlicher Eignung (§ 165 SGB IX). Das Modul braucht deshalb ein ausdrücklich als freiwillig gekennzeichnetes Angabefeld, wie es die BfDI auch für Personalfragebögen verlangt, eine Benachrichtigung der Vertretungen mit Vermerk einer Ablehnung und bei öffentlichen Arbeitgebern einen Ablauf, der keine Absage ohne Einladung oder dokumentierten Grund zulässt. Weiteres im Profil Öffentlicher Dienst.

Der Absage-Test in der Demo

Legen Sie eine fiktive Bewerbung mit Zugang der Absage am 15. Januar 2027 an. Erwartet: Löschvorschlag zum 15. Juni 2027, Löschung spätestens zum 15. Juli 2027. Setzen Sie dann eine Sperre wegen Geltendmachung: Der Löschlauf muss die Person überspringen. Heben Sie die Sperre auf und lassen Sie löschen. Bestanden ist der Test, wenn danach weder Anhang noch Notiz, Bewertung oder Suchtreffer übrig bleibt und ein Protokoll nur festhält, dass gelöscht wurde.