Die Auswahl ist bewusst begrenzt: Veröffentlicht werden nur Themen mit eigener Entscheidungsfrage, ausreichender Beleglage und konkretem Deutschlandbezug. Alle Quellen stehen gesammelt im Quellenregister.
HR-Software für Start-ups
Ein wachsendes Unternehmen sollte seine HR-Software für die nächste arbeitsrechtliche Schwelle auswählen, nicht für das heutige Team. Die Schwellen zählen verschieden: Das BetrVG zählt wahlberechtigte Arbeitnehmer ab 16 Jahren einschließlich Auszubildender, das KSchG gewichtet regelmäßige Teilzeit mit 0,5 oder 0,75 und lässt Auszubildende weg, das SGB IX rechnet mit Arbeitsplätzen ab 18 Wochenstunden im Jahresdurchschnitt, § 38 BDSG mit Personen, die in der Regel ständig mit automatisierter Datenverarbeitung beschäftigt sind. Das System muss deshalb Wochenstunden, Ausbildungsstatus, Geburtsdatum und Beschäftigungsart je Betrieb führen und mit Historie speichern.
HR-Software für den öffentlichen Dienst
Im öffentlichen Dienst muss eine HR-Software vor allem neu zuschneiden, wer welche Personaldaten sieht und welche Schritte ein Ablauf zwingend enthält. Innerhalb der Dienststelle gewährt § 107 BBG Zugang zur Personalakte der Personalverwaltung, dem ärztlichen Dienst und der Gleichstellungsbeauftragten, jeweils soweit erforderlich, sowie nachrangig der Innenrevision; die Person selbst hat nach § 110 BBG ein Einsichtsrecht in die vollständige Akte; Fachvorgesetzte sehen nach Auffassung der BfDI keine Personalaktendaten, sondern nur, was Arbeitsorganisation und Führung erfordern, der Personalrat Personalakten nur mit Zustimmung der Person (§ 66 Abs. 2 BPersVG). Beihilfedaten sind getrennt zu verarbeiten, und schwerbehinderte Bewerberinnen und Bewerber sowie von der Bundesagentur für Arbeit oder einem Integrationsfachdienst vorgeschlagene schwerbehinderte Menschen sind nach § 165 SGB IX einzuladen, sofern die fachliche Eignung nicht offensichtlich fehlt.
HR-Software für die Pflege
In der Pflege muss die HR-Software die Berufserlaubnis und, nur in bestimmten Einrichtungen, den Masernschutz als Einsatzvoraussetzung führen. Nach § 4 Abs. 3 PflBG darf ein Arbeitgeber die vorbehaltenen Pflegeaufgaben nach § 4 Abs. 2 nicht an Personen ohne Erlaubnis oder mit ruhender Erlaubnis übertragen; der Erlaubnisstatus muss deshalb die Dienstplanung sperren können. Der Masernnachweis nach § 20 Abs. 8 IfSG gilt nur in den Einrichtungen nach § 23 Abs. 3 Satz 1, § 33 Nr. 1 bis 4 und § 36 Abs. 1 Nr. 4 IfSG, etwa Krankenhäusern, Tageskliniken, Reha mit krankenhausähnlicher Versorgung, Praxen und Rettungsdiensten, nach unserer Lesart des Wortlauts aber nicht für Pflegeheime und ambulante Pflegedienste ohne Einrichtungsteil nach § 23 Abs. 3, die in § 35 IfSG geregelt sind; dort erlaubt § 35 Abs. 2 IfSG die Verarbeitung des Impfstatus nur, soweit die Hygienepflichten sie erfordern. Wo er gilt, genügt ein Prüfvermerk mit engem Leserkreis.
HR-Software für Remote-Teams
Für Remote-Teams muss die HR-Software je Person festhalten, ob ein Telearbeitsplatz oder mobile Arbeit vereinbart ist, denn daran hängen verschiedene Pflichten. Ein Telearbeitsplatz nach § 2 Abs. 7 ArbStättV setzt eine Vereinbarung mit Wochenarbeitszeit und Dauer sowie vom Arbeitgeber bereitgestellte Ausstattung voraus und löst Gefährdungsbeurteilung und Unterweisung nach § 1 Abs. 4 ArbStättV aus, soweit der Arbeitsplatz von dem im Betrieb abweicht; für mobile Arbeit gilt nach unserer Lesart nicht die ArbStättV, wohl aber, wie für jede Arbeitsform, das ArbSchG insgesamt, aus dem für die HR-Software vor allem die §§ 5, 6 und 12 zählen. Der Arbeitsort ist Pflichtangabe des Nachweises nach § 2 Abs. 1 Satz 7 Nr. 4 NachwG; eine Änderung ist spätestens am Tag ihrer Wirksamkeit mitzuteilen, sofern kein Änderungsvertrag in der vorgeschriebenen Form vorliegt (§ 3 NachwG).
HR-Software für kleine Unternehmen
Kleine Unternehmen brauchen zuerst Personalakte, Urlaub, Zeiterfassung und den Export zur Lohnkanzlei, nicht Talentmanagement. Entscheidend sind ein veröffentlichter Preis pro Person, keine Mindestabnahme und ein Nachweis nach dem Nachweisgesetz.