HR-Software für die Pflege

Zwei Nachweise mit unterschiedlicher Reichweite

Eine HR-Software in der Pflege führt neben den üblichen Personaldaten zwei Nachweise, die über den Einsatz entscheiden. Der eine gilt für jede Pflegefachperson, gleich wo sie arbeitet: die Erlaubnis zum Führen der Berufsbezeichnung. Der andere gilt nur in bestimmten Einrichtungen: der Nachweis über Masernschutz.

Die Erlaubnis steuert den Dienstplan

Wer die Berufsbezeichnung „Pflegefachfrau“ oder „Pflegefachmann“ führen will, braucht nach § 1 des Pflegeberufegesetzes eine Erlaubnis. Erlaubnisse nach dem früheren Kranken- oder Altenpflegegesetz bleiben nach § 64 bestehen und gelten zugleich als Erlaubnis nach § 1; § 58 kennt eigene Erlaubnisse in der Gesundheits- und Kinderkrankenpflege und der Altenpflege, § 64a erlaubt wahlweise Bezeichnungen wie „Pflegefachperson“. Das Feld Berufsbezeichnung braucht deshalb mehr als zwei Werte. Für die HR-Software wichtiger ist § 4: Erhebung des Pflegebedarfs und Planung der Pflege, Steuerung des Pflegeprozesses sowie Sicherung und Entwicklung der Pflegequalität dürfen beruflich nur Personen mit Erlaubnis durchführen; für die Erlaubnisse nach § 58 gilt das nach dessen Abs. 3 entsprechend. Ein Arbeitgeber darf diese Aufgaben nach § 4 Abs. 3 Personen ohne Erlaubnis oder mit ruhender Erlaubnis weder übertragen noch ihre Durchführung dulden.

Das macht die Erlaubnis zu einer Einsatzvoraussetzung, nicht zu einem Dokument in der Akte. Das System sollte nach unserer Einschätzung je Person führen: Berufsbezeichnung, ausstellende Behörde, Datum der Urkunde, wer das Original wann gesehen hat und einen Status. Ein Ablaufdatum braucht es nicht, denn das Gesetz sieht keine Befristung vor; § 3 kennt stattdessen Rücknahme, Widerruf und das Ruhen der Erlaubnis. Wird ein Ruhen bekannt, muss der Status die Zuordnung zu vorbehaltenen Aufgaben sofort sperren, auch in der Dienst- und Tourenplanung. Prüfen Sie in der Demo, ob eine Person mit dem Status „ruht“ noch als verantwortliche Pflegefachkraft eingeplant werden kann.

Masernschutz: zuerst die Einrichtung bestimmen

Nach § 20 Abs. 8 Satz 1 Nr. 3 IfSG müssen Personen, die nach dem 31. Dezember 1970 geboren sind und in Einrichtungen nach § 23 Abs. 3 Satz 1, § 33 Nr. 1 bis 4 oder § 36 Abs. 1 Nr. 4 IfSG tätig sind, ausreichenden Impfschutz oder Immunität gegen Masern aufweisen. Den Nachweis legen sie nach Abs. 9 der Leitung der Einrichtung vor Beginn der Tätigkeit vor, sofern das Land nach Satz 3 nicht das Gesundheitsamt oder eine andere staatliche Stelle bestimmt; ohne Nachweis dürfen sie dort nicht tätig werden, außer das Land lässt bei einem bekannt gemachten Lieferengpass für Masernimpfstoffe allgemeine Ausnahmen zu (Satz 8). Das Bundesgesundheitsministerium ergänzt, dass auch Beschäftigte ohne Patientenkontakt, Ehrenamtliche und Praktikantinnen und Praktikanten erfasst sind, sofern sie regelmäßig und nicht nur vorübergehend in der Einrichtung tätig sind, und dass ein Teil einer Einrichtung dazugehört, wenn er räumlich und organisatorisch in sie eingegliedert ist.

Pflegeeinrichtungen und ambulante Dienste sind in § 35 IfSG geregelt, auf den § 20 Abs. 8 nicht verweist, und die Liste des Ministeriums nennt sie nicht. Nach unserer Lesart gilt die Nachweispflicht dort deshalb nicht. Das ist ein Schluss aus dem Wortlaut, keine ausdrückliche amtliche Aussage. Ein Träger mit Klinik und Pflegeheim muss die Frage je Einrichtung beantworten; die HR-Software braucht dafür den Einrichtungstyp am Standort und die Zuordnung jeder Person zu ihren Einsatzorten, auch für Springerpools, die regelmäßig in der Klinik eingesetzt werden.

Prüfvermerk statt Impfpass

Impfstatus und Immunität sind Gesundheitsdaten im Sinne von Art. 9 Abs. 1 der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO). Die Vorlage selbst verlangt § 20 Abs. 9 IfSG. § 26 Abs. 3 BDSG erlaubt die Verarbeitung besonderer Kategorien, soweit sie zur Erfüllung rechtlicher Pflichten aus dem Arbeitsrecht oder dem Recht der sozialen Sicherheit und des Sozialschutzes erforderlich ist. Für Einrichtungen nach § 23 Abs. 3 erlaubt § 23a IfSG dem Arbeitgeber zudem, den Impf- und Serostatus zu verarbeiten, soweit es zur Erfüllung der Pflichten aus § 23 Abs. 3 erforderlich ist, um über Begründung oder Art und Weise einer Beschäftigung zu entscheiden. Welche Ausnahme nach Art. 9 Abs. 2 DSGVO die Verarbeitung im Einzelnen trägt, entscheiden wir nicht; ob § 26 Abs. 3 BDSG nach dem Urteil des EuGH vom 30. März 2023 in der Rechtssache C-34/21 als eigene Grundlage trägt, ist nicht geklärt. Die Einordnung behandelt der Ratgeber Beschäftigtendatenschutz.

Für die Konfiguration empfehlen wir Datensparsamkeit nach Art. 5 Abs. 1 Buchst. c DSGVO: kein Scan des Impfausweises, sondern ein Prüfvermerk mit Art des Nachweises nach Abs. 9 Satz 1 Nr. 1, 2 oder 3, Datum, prüfender Person und gegebenenfalls Ende der Gültigkeit. Verliert ein ärztliches Zeugnis seine Gültigkeit, ist nach § 20 Abs. 9a innerhalb eines Monats ein neuer Nachweis vorzulegen, sonst muss die Leitung das Gesundheitsamt benachrichtigen. Das System sollte daraus eine Frist mit Zuständigkeit erzeugen. Sehen sollten den Vermerk nur die Leitung und die beauftragte Personalstelle; die Stations- oder Pflegedienstleitung erhält im Dienstplan die Information „einsetzbar“, nicht den Grund.

Ambulanter Dienst ohne Masernfeld

Für einen ambulanten Pflegedienst oder ein Pflegeheim ohne Einrichtungsteil nach § 23 Abs. 3 IfSG folgt aus dem Wortlaut nach unserer Lesart: keine Nachweispflicht und kein Tätigkeitsverbot nach § 20 Abs. 9. Ganz ohne Grundlage ist eine Erhebung dort aber nicht: § 35 Abs. 2 IfSG erlaubt dem Arbeitgeber, Impf- und Serostatus zu verarbeiten, soweit es zur Erfüllung der Hygienepflichten nach § 35 Abs. 1 erforderlich ist. Das ist eine Befugnis mit Erforderlichkeitsprüfung, keine Pflicht. Wir empfehlen deshalb kein Masernfeld als Standard; verlangt Ihr Hygieneplan eine solche Angabe, begründen und dokumentieren Sie die Erforderlichkeit mit Ihrer oder Ihrem Datenschutzbeauftragten, bevor das Feld angelegt wird. Die Erlaubnis nach dem Pflegeberufegesetz bleibt dagegen auch dort Einsatzvoraussetzung für die vorbehaltenen Aufgaben, und der Abschnitt zum Dienstplan gilt unverändert.