HR-Software für Remote-Teams

Zwei Arbeitsformen, zwei Pflichtenkataloge

„Remote“ ist kein Rechtsbegriff. Die Arbeitsstättenverordnung kennt den Telearbeitsplatz, und ihre Definition ist eng. Nach § 2 Abs. 7 ArbStättV ist ein Telearbeitsplatz ein vom Arbeitgeber fest eingerichteter Bildschirmarbeitsplatz im Privatbereich, für den eine wöchentliche Arbeitszeit und die Dauer der Einrichtung festgelegt sind. Eingerichtet ist er erst, wenn die Bedingungen im Arbeitsvertrag oder in einer Vereinbarung stehen und der Arbeitgeber Mobiliar, Arbeitsmittel und Kommunikationseinrichtungen bereitgestellt und installiert hat. Wer mit dem Laptop im Café, im Zug oder an wechselnden Orten arbeitet, hat nach unserer Lesart keinen Telearbeitsplatz, sondern arbeitet mobil.

Die Unterscheidung hat Folgen. Für Telearbeitsplätze gelten nach § 1 Abs. 4 ArbStättV die Gefährdungsbeurteilung nach § 3 bei der erstmaligen Beurteilung, die Unterweisung nach § 6 und Anhang Nr. 6 zu Bildschirmarbeitsplätzen, soweit der Arbeitsplatz von dem im Betrieb abweicht und die Anforderungen unter Beachtung der Eigenart von Telearbeitsplätzen anwendbar sind. Für mobile Arbeit gilt die Verordnung nach unserer Lesart dieser Begriffe nicht; passend dazu nimmt § 1 Abs. 5 Nr. 2 tragbare Bildschirmgeräte, die nicht regelmäßig an einem Arbeitsplatz verwendet werden, vom Anhang Nr. 6 aus. Das Arbeitsschutzgesetz aber schon: Es gilt nach § 1 Abs. 1 in allen Tätigkeitsbereichen und verlangt nach § 5 eine Beurteilung je nach Art der Tätigkeit; bei gleichartigen Bedingungen genügt nach Abs. 2 eine Beurteilung für die Tätigkeit.

Ein Freitextfeld „Homeoffice: ja“ trägt keine dieser Pflichten. Wir empfehlen ein Pflichtfeld mit festen Werten, an das Fristen und Nachweise gekoppelt sind. Ein Mischmodell, etwa zwei Tage Telearbeitsplatz und ein Tag mobil, braucht dann zwei Einträge statt eines einzigen.

Der Arbeitsort steht im Nachweis

Das Nachweisgesetz verlangt in § 2 Abs. 1 Satz 7 Nr. 4 den Arbeitsort oder, wenn nicht nur an einem bestimmten Ort gearbeitet werden soll, den Hinweis, dass an verschiedenen Orten gearbeitet oder der Arbeitsort frei gewählt werden kann. Diese Angabe ist nach Satz 9 spätestens am siebten Kalendertag nach dem vereinbarten Beginn auszuhändigen. Ändert sie sich, ist die Änderung nach § 3 Abs. 1 spätestens an dem Tag mitzuteilen, an dem sie wirksam wird; die Mitteilung entfällt nach § 3 Abs. 2, wenn ein Änderungsvertrag in Schriftform oder in der Textform nach § 2 Abs. 1 Satz 2 vorliegt. Ein Wechsel des Orts, den eine Person im Rahmen einer vereinbarten freien Ortswahl selbst trifft, ändert die Angabe nach unserer Lesart nicht.

Ein erfundenes Beispiel: Eine Entwicklerin wird für das Büro in Hamburg eingestellt und vereinbart, ab dem 1. März 2027 ortsunabhängig zu arbeiten. Die geänderte Angabe muss ihr dann spätestens am 1. März 2027 vorliegen, in der Form, die § 3 in Verbindung mit § 2 Abs. 1 vorsieht. Die HR-Software sollte deshalb eine Änderung der Arbeitsform nicht nur als neuen Feldwert speichern, sondern als Vorgang mit Wirksamkeitsdatum, erzeugter Mitteilung oder Änderungsvertrag und, bei Textform, der Aufforderung zum Empfangsnachweis. Wie Form, Fristen und Empfangsnachweis im Einzelnen zusammenspielen, behandelt der Ratgeber Onboarding-Nachweis.

Mitbestimmung bei der Ausgestaltung

Nach § 87 Abs. 1 Nr. 14 BetrVG bestimmt der Betriebsrat, soweit keine gesetzliche oder tarifliche Regelung besteht, bei der Ausgestaltung mobiler Arbeit mit, die mittels Informations- und Kommunikationstechnik erbracht wird. Der Wortlaut nennt die Ausgestaltung; ob mobile Arbeit überhaupt angeboten wird, steht dort nicht. Beschäftigte mit Telearbeit gehören nach § 5 Abs. 1 BetrVG ausdrücklich zu den Arbeitnehmern des Betriebs, auch wenn sie ihn nie betreten.

Für die HR-Software ergibt sich nach unserer Einschätzung eine Reihenfolge: Erst regelt die Betriebsvereinbarung, welche Arbeitsformen es gibt, wer sie beantragen kann, wer genehmigt und welche Ausstattung gestellt wird. Danach werden genau diese Kategorien und dieser Genehmigungsweg im System angelegt. Ein System, das eigene Kategorien vorgibt und sich nicht umbenennen oder erweitern lässt, zwingt die Vereinbarung in seine Struktur. Welche Module darüber hinaus mitbestimmungspflichtig sind, behandelt der Ratgeber Betriebsrat.

Wenn das Homeoffice im Ausland liegt

Hat eine Person ihre Arbeit länger als vier aufeinanderfolgende Wochen außerhalb Deutschlands zu leisten, muss ihr nach § 2 Abs. 2 NachwG vor der Abreise eine Niederschrift mit zusätzlichen Angaben vorliegen: Land und geplante Dauer, Währung der Entlohnung, vereinbarte Geld- oder Sachleistungen und die Bedingungen einer Rückkehr. Fällt der Aufenthalt unter die Entsenderichtlinie 96/71/EG, verlangt § 2 Abs. 3 zusätzlich Angaben zur Entlohnung nach dem Recht des Ziellandes und den Link zu dessen offizieller Website. Eine HR-Software sollte deshalb geplante Auslandsaufenthalte vorab erfassen und bei einer geplanten Dauer von mehr als vier Wochen warnen, bevor die Person abreist.

Hier endet, was diese Seite abdeckt. Ob Arbeit aus dem Ausland sozialversicherungsrechtlich, steuerlich oder nach dem Arbeitsrecht des Ziellandes zulässig ist, beantwortet keine HR-Software. Diese Fragen gehören vor der Genehmigung zur Steuerberaterin oder zum Steuerberater und zur Fachanwältin oder zum Fachanwalt für Arbeitsrecht.

Vier Proben für die Demo

1. Legen Sie eine Person mit Telearbeitsplatz an und prüfen Sie, ob das System ohne Datum der erstmaligen Beurteilung und ohne Ausstattungsliste einen Fehler meldet.
2. Wechseln Sie die Arbeitsform zum 1. März 2027 und prüfen Sie, ob eine Mitteilung mit Wirksamkeitsdatum und Aufforderung zum Empfangsnachweis entsteht.
3. Erfassen Sie einen Auslandsaufenthalt von fünf Wochen und prüfen Sie, ob die Warnung vor der Abreise kommt.
4. Benennen Sie die Kategorien nach der Begrifflichkeit einer Muster-Betriebsvereinbarung um und prüfen Sie, ob Berichte und Fristen erhalten bleiben.