Was muss die Schnittstelle nachweisbar leisten?

  1. 01

    Festlegen, ob Kanzlei, eigene Lohnsoftware oder das HR-System selbst die Abrechnung rechnet

  2. 02

    Übergabe von Stammdaten, Gehaltsänderungen, Zeiten und Abwesenheiten in einem Weg

  3. 03

    Rückweg der fertigen Abrechnungen und Lohnkonten ins HR-System

  4. 04

    Klare Zuständigkeit für Korrekturen zwischen HR und Lohn

Den Ausnahmefall testen, nicht nur den Normalfall

Lassen Sie eine Gehaltserhöhung, einen Neueintritt und eine Krankheitswoche an die Kanzlei übergeben und die Abrechnung zurückspielen. Muss jemand dafür Daten abtippen, ist die Anbindung nicht belastbar.

Entscheidend ist „Festlegen, ob Kanzlei, eigene Lohnsoftware oder das HR-System selbst die Abrechnung rechnet“: Dokumentieren Sie dafür Verantwortliche, Fehlerpfad und Export nach Vertragsende.

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Belegumfang
  • § 26 BDSG – Datenverarbeitung für Zwecke des Beschäftigungsverhältnisses: Abs. 1 Satz 1 (Verarbeitung, soweit für Begründung, Durchführung oder Beendigung des Beschäftigungsverhältnisses oder für Rechte der Interessenvertretung erforderlich; nach BAG 1 ABR 14/22 und 8 AZR 209/21 keine Vorschrift nach Art. 88 DSGVO); Abs. 2 (Freiwilligkeit der Einwilligung unter Berücksichtigung der Abhängigkeit, grundsätzlich schriftlich oder elektronisch, Aufklärung über Zweck und Widerrufsrecht in Textform); Abs. 3 Satz 1 und 3 (besondere Kategorien, soweit zur Ausübung von Rechten oder Erfüllung von Pflichten aus Arbeitsrecht und sozialer Sicherheit erforderlich, mit Maßnahmen nach § 22 Abs. 2, etwa Protokollierung und Zugangsbeschränkung); Abs. 4 (Kollektivvereinbarungen unter Beachtung von Art. 88 Abs. 2 DSGVO); Abs. 8 Satz 2 (Bewerberinnen und Bewerber gelten als Beschäftigte). Wortlaut durch die BDSG-Änderungen 2026 nicht berührt.
  • Offizielle Produktinformation HRworks: Produktumfang, Zielgruppe und Anbieterangaben von HRworks.
  • Startseite HRworks: Belegt die Module Zeitwirtschaft, Reisekostenabrechnung, Personalverwaltung, Personalentwicklung und Payroll sowie die DATEV-Partnerschaft mit Schnittstellen zu DATEV und ADDISON.
  • HRworks: Payroll-Software: HRworks übernimmt laut Seite lediglich die vorbereitende Lohnbuchhaltung; die Abrechnung erfolgt bei Steuerberatung oder Lohnbüro, vor allem mit DATEV oder ADDISON; fertige Abrechnungen kommen zurück ins System.
  • HRworks: DATEV-Schnittstellen: Lohnaustauschdatenservice bidirektional, LODAS und Lohn und Gehalt unter den verfügbaren DATEV-Anwendungen, Stammdaten und Fehlzeiten; offizieller DATEV-Corporate- und Schnittstellenpartner.
  • Offizielle Produktinformation Factorial: Produktumfang, Zielgruppe und Anbieterangaben von Factorial.
  • Factorial: Lohn- und Gehaltsabrechnung: Vorbereitung der Lohnabrechnung, Berechnung im DATEV-Rechenzentrum (LODAS) oder vor Ort (Lohn und Gehalt) über den Lohnaustauschdatenservice in beide Richtungen; ohne DATEV Exportdateien u. a. für Sage und ADDISON.
  • Offizielle Produktinformation P&I LOGA: Produktumfang, Zielgruppe und Anbieterangaben von P&I LOGA.
  • Preisseite P&I: Öffentliche Preise und Pakete von P&I LOGA, Stand der Prüfung.
  • Startseite P&I: Belegt Expertensysteme für Kommunalwesen, Bund und Land, öffentliche Unternehmen, Gesundheit und Soziales sowie die Privatwirtschaft und den Einsatz für Organisationen ab 250 bis über 100.000 Beschäftigte.
  • Offizielle Produktinformation Personio: Produktumfang, Zielgruppe und Anbieterangaben von Personio.

Vertiefende Auswahlhilfe

Was verändert die Entscheidung in der Praxis?

Diese Vertiefung ergänzt die geprüften Angaben. Veränderliche Bedingungen bleiben mit Quelle und Prüfdatum verbunden.

Die Antwort: vorbereiten ist nicht abrechnen

Viele HR-Systeme werben mit „Payroll“. Gemeint ist meist die vorbereitende Lohnbuchhaltung: Stammdaten, Gehaltsänderungen, Arbeitszeiten und Abwesenheiten werden im HR-System gepflegt und an das Lohnprogramm übergeben. Gerechnet wird woanders, in DATEV bei der Kanzlei oder in einer Lohnsoftware. Für die Auswahl ist das die wichtigste Frage: Wer rechnet bei Ihnen die Abrechnung, und wie kommen die Daten dorthin?

Was die Anbieter dokumentieren

AnbieterRechnet selbst?Übergabe laut eigener Seite
HRworksnein, „lediglich die vorbereitende Lohnbuchhaltung“DATEV-Lohnaustauschdatenservice in beide Richtungen, DATEV LODAS und Lohn und Gehalt, ADDISON
Factorialnein, Berechnung im DATEV-Rechenzentrum oder in Ihrer LohnsoftwareLohnaustauschdatenservice mit LODAS und Lohn und Gehalt; ohne DATEV Exportdateien, etwa für Sage oder ADDISON
P&I LOGAja, Lohn- und HR-Softwareeigene Abrechnung, P&I LogaHR ab 20 € pro Mitarbeiter und Monat zzgl. MwSt.
Personionicht prüfbarSeiten antworteten mit HTTP 429

Belege: HRworks Payroll, HRworks DATEV-Schnittstellen, Factorial Lohn- und Gehaltsabrechnung, P&I Preise, abgerufen am 27. und 28.10.2026.

HRworks beschreibt den Ablauf so: Daten gehen per Klick an DATEV, die fertigen Abrechnungen kommen zurück ins HR-System; HRworks nennt sich offizieller DATEV-Corporate- und Schnittstellenpartner. Factorial beschreibt ebenfalls einen Abgleich in beide Richtungen mit LODAS, wo im DATEV-Rechenzentrum gerechnet wird, und mit Lohn und Gehalt, wo vor Ort gerechnet wird.

Drei Modelle, drei Betriebe

  1. Kanzlei rechnet mit DATEV: Das HR-System liefert über den Lohnaustauschdatenservice, die Kanzlei rechnet, die Abrechnungen kommen zurück. Passt für die meisten kleinen und mittleren Betriebe.
  2. Eigene Lohnbuchhaltung mit Lohnsoftware: Das HR-System exportiert in die Lohnsoftware im Haus. Passt, wenn eine eigene Lohnabteilung existiert.
  3. HR und Lohn aus einer Hand: Ein System rechnet selbst. Passt für große Arbeitgeber, vor allem im öffentlichen Dienst und im Gesundheitswesen, wo P&I LOGA laut eigener Seite ab 250 Beschäftigten eingesetzt wird.

Welche Lohnsoftware für Modell 2 und 3 infrage kommt, vergleichen wir auf lohnsoftwarewahl.de. Für die meisten Betriebe unter 250 Beschäftigten ist Modell 1 der Normalfall: Die Kanzlei rechnet mit ihrer lohnrechtlichen Fachkunde, das HR-System liefert saubere Daten; für Lohnsteuer und Beiträge bleibt der Arbeitgeber trotzdem verantwortlich und sollte die Ergebnisse stichprobenartig prüfen.

Worauf Sie bei der Übergabe achten

  • Richtung: Kommen Abrechnungen und Lohnkonten zurück ins HR-System, damit Beschäftigte sie dort sehen?
  • Datenarten: Gehen Stammdaten, Gehaltsänderungen, Zeiten und Abwesenheiten über, oder nur ein Teil?
  • Zuständigkeit: Wer korrigiert, wenn die Kanzlei einen Fehler findet, und in welchem System?
  • Datenschutz: Lohndaten sind Beschäftigtendaten; die Übergabe muss nach § 26 BDSG erforderlich und auf das Nötige begrenzt sein.

Ein Praxistest vor dem Vertrag: Tragen Sie im HR-System eine Gehaltserhöhung zum Monatsersten, einen Neueintritt zum 15. und eine Krankheitswoche ein. Die Kanzlei muss alle drei Vorgänge ohne Rückfrage in der Abrechnung sehen, und die fertigen Abrechnungen müssen im HR-System bei den Beschäftigten ankommen.

Unsere Wahl

Rechnet eine DATEV-Kanzlei Ihre Löhne, ist HRworks die belastbarste dokumentierte Lösung, mit bidirektionalem Lohnaustausch und DATEV-Partnerschaft; Factorial ist die günstigere Alternative für kleinere Teams mit demselben DATEV-Weg. Rechnen Sie als großer Arbeitgeber selbst, gehört die Abrechnung in eine Lohnsoftware wie P&I LOGA. Die Zeiterfassung als zweite große Schnittstelle behandeln wir unter HR-Software und Zeiterfassung, die Kosten unter Was kostet HR-Software?.

Prüfbar

Quellen dieser Analyse

11 Quellen
  1. official§ 26 BDSG – Datenverarbeitung für Zwecke des BeschäftigungsverhältnissesBundesministerium der Justiz (gesetze-im-internet.de) • geprüft am 11. Oktober 2026 • belegt: Abs. 1 Satz 1 (Verarbeitung, soweit für Begründung, Durchführung oder Beendigung des Beschäftigungsverhältnisses oder für Rechte der Interessenvertretung erforderlich; nach BAG 1 ABR 14/22 und 8 AZR 209/21 keine Vorschrift nach Art. 88 DSGVO); Abs. 2 (Freiwilligkeit der Einwilligung unter Berücksichtigung der Abhängigkeit, grundsätzlich schriftlich oder elektronisch, Aufklärung über Zweck und Widerrufsrecht in Textform); Abs. 3 Satz 1 und 3 (besondere Kategorien, soweit zur Ausübung von Rechten oder Erfüllung von Pflichten aus Arbeitsrecht und sozialer Sicherheit erforderlich, mit Maßnahmen nach § 22 Abs. 2, etwa Protokollierung und Zugangsbeschränkung); Abs. 4 (Kollektivvereinbarungen unter Beachtung von Art. 88 Abs. 2 DSGVO); Abs. 8 Satz 2 (Bewerberinnen und Bewerber gelten als Beschäftigte). Wortlaut durch die BDSG-Änderungen 2026 nicht berührt.
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  2. vendorOffizielle Produktinformation HRworksHRworks • geprüft am 12. August 2026 • belegt: Produktumfang, Zielgruppe und Anbieterangaben von HRworks.
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  3. vendorStartseite HRworksHRworks • geprüft am 27. Oktober 2026 • belegt: Belegt die Module Zeitwirtschaft, Reisekostenabrechnung, Personalverwaltung, Personalentwicklung und Payroll sowie die DATEV-Partnerschaft mit Schnittstellen zu DATEV und ADDISON.
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  4. vendorHRworks: Payroll-SoftwareHRworks • geprüft am 28. Oktober 2026 • belegt: HRworks übernimmt laut Seite lediglich die vorbereitende Lohnbuchhaltung; die Abrechnung erfolgt bei Steuerberatung oder Lohnbüro, vor allem mit DATEV oder ADDISON; fertige Abrechnungen kommen zurück ins System.
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  5. vendorHRworks: DATEV-SchnittstellenHRworks • geprüft am 28. Oktober 2026 • belegt: Lohnaustauschdatenservice bidirektional, LODAS und Lohn und Gehalt unter den verfügbaren DATEV-Anwendungen, Stammdaten und Fehlzeiten; offizieller DATEV-Corporate- und Schnittstellenpartner.
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  6. vendorOffizielle Produktinformation FactorialFactorial • geprüft am 12. August 2026 • belegt: Produktumfang, Zielgruppe und Anbieterangaben von Factorial.
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  7. vendorFactorial: Lohn- und GehaltsabrechnungFactorial • geprüft am 28. Oktober 2026 • belegt: Vorbereitung der Lohnabrechnung, Berechnung im DATEV-Rechenzentrum (LODAS) oder vor Ort (Lohn und Gehalt) über den Lohnaustauschdatenservice in beide Richtungen; ohne DATEV Exportdateien u. a. für Sage und ADDISON.
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  8. vendorOffizielle Produktinformation P&I LOGAP&I LOGA • geprüft am 12. August 2026 • belegt: Produktumfang, Zielgruppe und Anbieterangaben von P&I LOGA.
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  9. vendorPreisseite P&IP&I LOGA • geprüft am 27. Oktober 2026 • belegt: Öffentliche Preise und Pakete von P&I LOGA, Stand der Prüfung.
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  10. vendorStartseite P&IP&I LOGA • geprüft am 27. Oktober 2026 • belegt: Belegt Expertensysteme für Kommunalwesen, Bund und Land, öffentliche Unternehmen, Gesundheit und Soziales sowie die Privatwirtschaft und den Einsatz für Organisationen ab 250 bis über 100.000 Beschäftigte.
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  11. vendorOffizielle Produktinformation PersonioPersonio • geprüft am 12. August 2026 • belegt: Produktumfang, Zielgruppe und Anbieterangaben von Personio.
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