Zeiterfassung im HR-System oder separat?

Die Antwort: im Büro integriert, im Schichtbetrieb separat

Seit dem Beschluss des Bundesarbeitsgerichts von 2022 müssen Arbeitgeber Beginn und Ende der Arbeitszeit erfassen (BAG 1 ABR 22/21). Viele führen dafür die Zeiterfassung ihrer HR-Software ein, weil Abwesenheiten, Urlaub und Personalakte ohnehin dort liegen. Für Büroteams ist das meist die richtige Entscheidung. Für Betriebe mit Schichten, Terminals am Eingang oder tariflichen Zuschlägen reicht ein HR-Modul oft nicht.

Was HR-Suiten dokumentieren

Belege: HRworks Zeiterfassung, Factorial Zeiterfassung, abgerufen am 28.10.2026. „Genannt“ heißt: Die Seite führt die Funktion auf, beschreibt sie aber nicht näher.

Personio konnten wir nicht prüfen; die Seiten antworteten mit HTTP 429.

Ein Beispiel: Ein Softwarehaus mit 40 Beschäftigten, Gleitzeit und Homeoffice stempelt per App oder Browser, beantragt Korrekturen und sieht sein Zeitkonto. Das alles liefert die Zeiterfassung von HRworks oder Factorial. Ein Lebensmittelbetrieb mit 120 Beschäftigten im Dreischichtbetrieb, Nachtzuschlägen nach Tarif und Terminals am Werkstor braucht dagegen eine Lösung, die Schichten plant, Zuschläge rechnet und Terminals verwaltet.

Wann ein eigenes Zeiterfassungssystem besser ist

• Schichtbetrieb mit Dienstplan: Wenn der Dienstplan die Soll-Zeiten vorgibt und die Erfassung dagegen prüft, ist ein System mit integrierter Planung stärker.
• Terminals und Zutritt: Wenn Beschäftigte an Terminals mit Chip stempeln oder Türen mit derselben Karte öffnen, braucht es Hardware-Anbindung, die HR-Suiten selten selbst liefern.
• Komplexe Zuschläge: Nacht-, Sonntags- und Feiertagszuschläge nach Tarifvertrag müssen sauber berechnet und an die Lohnabrechnung übergeben werden.
• Projektabrechnung: Wenn Zeiten zu Rechnungen werden, ist ein Projektzeitsystem näher am Bedarf.

In diesen Fällen bleibt die HR-Software führend für Stammdaten und Abwesenheiten, das Zeiterfassungssystem für Zeiten; beide tauschen Mitarbeiter, Abwesenheiten und Salden aus. Fragen Sie beide Anbieter, in welche Richtung welche Daten fließen, und wer bei einem Widerspruch zwischen beiden Systemen gewinnt. Legen Sie außerdem fest, in welchem System Beschäftigte Urlaub beantragen; doppelte Anträge in zwei Oberflächen sind der häufigste Grund, warum Salden auseinanderlaufen.

Was Beschäftigte sehen müssen

Unabhängig vom System gilt: Beschäftigte müssen ihre erfassten Zeiten einsehen können, sonst ist das System nicht zugänglich im Sinne der Rechtsprechung. Prüfen Sie in der Demo, ob Mitarbeitende ihr Zeitkonto, ihre Korrekturanträge und deren Status selbst sehen und ob Führungskräfte nur die Daten ihres Teams einsehen. Das ist zugleich eine Frage des Beschäftigtendatenschutzes.

Unsere Wahl

Haben Sie überwiegend Büro- oder Hybridarbeit, nehmen Sie die Zeiterfassung Ihrer HR-Suite, mit HRworks bei DATEV-Kanzlei und ab 20 Beschäftigten, mit Factorial für kleinere Teams ab 8 € pro User laut Preisseite. Planen Sie Schichten, stempeln an Terminals oder rechnen tarifliche Zuschläge ab, wählen Sie ein eigenes Zeiterfassungssystem und binden es an. Welche Systeme dafür infrage kommen und was das Gesetz verlangt, vergleichen wir auf zeiterfassungklar.de. Wie die Lohndaten weiterlaufen, steht unter HR-Software und Lohnabrechnung.