HR-Software kostenlos oder Open Source: was trägt?

Die Antwort: kostenlos geht, die Pflichten bleiben

Eine HR-Software ist keine Rechtspflicht. Personalakte, Urlaubsliste und Vertragsnachweise dürfen Sie auch in einer Tabelle oder einem kostenlosen Open-Source-Programm führen. Was bleibt, sind die Pflichten, die jede Lösung erfüllen muss, und die erledigt bei einer Gratislösung niemand für Sie.

Unsere Wahl: Bis etwa zehn Beschäftigte reicht eine gut geschützte Tabelle. Darüber, oder sobald ein Betriebsrat mitredet, ist Factorial ab 8 € pro User und Monat laut Preisseite die günstigere Lösung, weil Rechte, Fristen und Nachweise eingebaut sind.

Was jede HR-Lösung leisten muss

Art. 32 DSGVO verlangt geeignete technische und organisatorische Maßnahmen für ein dem Risiko angemessenes Schutzniveau. Für eine Personalakte mit Gehalts-, Bank- und Krankheitsdaten heißt das in der Praxis: Eine Tabelle auf einem gemeinsamen Laufwerk, die jeder öffnen kann, ist nicht angemessen.

Prüfen Sie Ihre Tabelle einmal im Jahr gegen diese fünf Zeilen: Wer hat Zugriff, welche Daten sind überflüssig, wessen Löschtermin ist erreicht, fehlt ein Nachweis, ist die Arbeitszeit vollständig? Halten Sie das Ergebnis schriftlich fest; das ist zugleich Ihre Rechenschaft nach Art. 5 Abs. 2 DSGVO.

Open Source: Lizenz gespart, Betrieb nicht

Ein Open-Source-HR-System kostet keine Lizenz, aber jemand muss es installieren, aktualisieren, sichern und absichern. Sie sind Verantwortlicher im Sinne der DSGVO, ob der Server im Keller steht oder bei einem Hoster. Sicherheitsupdates, Backups, Benutzerrechte und Löschroutinen sind Ihre Aufgabe. Für ein Unternehmen mit eigener IT kann das passen; für ein Team ohne IT-Verantwortliche ist es meist teurer als eine Lizenz.

Rechnen Sie ehrlich: Schon zwei Stunden IT-Arbeit im Monat zu 50 € kosten 100 € und damit so viel wie Factorial für zwölf Personen zum Einstiegspreis.

Wann der Gratisweg nicht mehr trägt

• Ab fünf ständigen Beschäftigten kann ein Betriebsrat gewählt werden (§ 1 BetrVG). Er bestimmt mit bei der Einführung und Anwendung technischer Einrichtungen, die dazu bestimmt sind, Verhalten oder Leistung zu überwachen (§ 87 Abs. 1 Nr. 6 BetrVG); ob Ihre Lösung mit Zeit- und Abwesenheitsdaten darunter fällt, klären Sie vor der Einführung mit dem Betriebsrat. Eine Eigenbaulösung braucht dann dieselbe Abstimmung wie eine gekaufte.
• Mehrere Personen pflegen die Daten. Ohne Rollenrechte sieht die Teamleitung Gehälter und Krankmeldungen, die sie nicht sehen darf.
• Wachstum. Ab etwa zehn Personen wird die Urlaubs- und Abwesenheitsplanung per Tabelle zur Fehlerquelle.

Unsere Wahl

• Bis etwa zehn Beschäftigte, ohne Betriebsrat: verschlüsselte Tabelle mit festen Zugriffsrechten und Löschterminen; Arbeitszeit mit einem eigenen Werkzeug.
• Ab etwa zehn Personen oder mit Betriebsrat: Factorial, das laut Anbieter digitale Personalakte, Zeiterfassung, Abwesenheiten, Onboarding, elektronische Signatur und eine DATEV-Anbindung für die Lohnabrechnung bündelt. Die Website bietet „Kostenlos starten“ an, Dauer und Bedingungen nennt die Preisseite nicht.

Was HR-Software insgesamt kostet, steht unter Was kostet HR-Software?; Datenschutz im Detail unter Beschäftigtendatenschutz, die Lösung für kleine Teams unter HR-Software für kleine Unternehmen.